Triplica la produttività Tua e del Tuo TEAM con la Tecnica del Pomodoro

Se non hai ancora scoperto un modo per aumentare la produttività durante le ore di lavoro ma ti ritrovi a portare avanti i progetti più importanti nelle ore serali perché nessuno ti disturba, ecco che arriva la Tecnica del Pomodoro, creata da Francesco Cirillo, famoso sviluppatore di SUN che ha messo a punto questa semplicissima tecnica di produttività quando si trovava nel più pieno marasma organizzativo e progettuale.

Leggi o guarda anche gli altri articoli sulla produttività!

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Migliorare il FOCUS e abbattere gli Sprechi: La Matrice di Eisenhower

Quanto tempo spendiamo dietro alle emergenze e quanto ai progetti vitali di crescita? E quanto ancora dietro a sciocchezze? Con questa tecnica, attribuita al grande generale americano D.D. Eisenhower, poi presidente degli Stati Uniti, imparerai a migliorare il FOCUS tuo e del tuo Team: a cosa dedicare l’attenzione, dando priorità a quello che è VERAMENTE IMPORTANTE per i risultati dell’impresa, senza perdere tempo in attività che non portano alcun valore.

Clicca qui e scarica la matrice di Eisenhower: c’è anche un esempio su come sfruttarla al meglio!

Clicca qui per scaricare la matrice di Eisenhower

Alla produttività tua e del tuo team!

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i “10 sprechi capitali” delle imprese

Quanto “spreca” la tua impresa? E soprattutto: quanto sei a conoscenza di questi sprechi?
In questo video ti mostro i “10 SPRECHI CAPITALI” che avvengono negli uffici di tutte le imprese.
E al termine ti do anche alcuni rimedi che funzionano sempre, se non sei fra quei 5 imprenditori su 1000 che hanno applicato metodi di lean office.

Approfondisci l’argomento con i 3 articoli citati:

Elenca qui sotto: Quali sono i tuoi 3 sprechi principali?

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L’anello più debole, rompe la «Catena della Trasformazione»

Nelle organizzazioni ci sono cambiamenti che riescono rapidamente e perfettamente e cambiamenti che falliscono miseramente o che si strascicano per anni. Qual è la differenza? La bella notizia è che non dipende dall’azienda, dall’organizzazione o dalle persone, ma dal metodo in cui viene gestita la “CATENA DELLA TRASFORMAZIONE”

Ecco come si rompe la “Catena della Trasformazione” se manca anche uno solo dei suoi anelli

Scrivimi nei commenti quale anello ti sembra più debole nella tua organizzazione, ti darò gratuitamente qualche ricetta per rinforzarlo.

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Trasforma la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo

In questo articolo ti mostrerò come trasformare la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo. Si esatto, un’organizzazione che cresce, produce e migliora anche senza il tuo intervento continuo. Anche senza la tua presenza assidua. Ecco come automatizzare la propria impresa annientando i 5 buchi neri.

Gestire un’impresa non è cosa da poco. Anche una piccola impresa. Le variabili da controllare sono davvero tante. E mano a mano che l’azienda cresce si presentano sempre nuove sfide e nuovi scenari da gestire e risolvere. I mercati che si evolvono – anche radicalmente – possono mettere in discussione lo scopo stesso dell’impresa e richiedono l’adattamento periodico del modello di business.

Automatizzare la propria impresa lavorando SULLA organizzazione

Ecco perché l’imprenditore o il manager che guida l’impresa ha bisogno di smettere presto di lavorare NELLA sua organizzazione e di iniziare a lavorare SULLA sua organizzazione.

Proprio per staccarsi, operativamente ed emotivamente dall’operatività e dedicarsi alla strategia e allo sviluppo bilanciato e armonioso della creatura che ha creato o che gestisce.

Immagino che tu abbia già sentito come per automatizzare la propria impresa quanto sia importante lavorare sulla propria organizzazione anziché all’interno di questa. Però credo che raramente tu abbia sentito COME fare, in maniera concreta e chiara, in termini O-PE-RA-TI-VI.

I 5 buchi neri che annientano la redditività: La mancanza di un sistema è il più importante

Ho già parlato in un precedente articolo dei 5 buchi neri che uccidono la redditività della tua impresa. Sono questi 5:

  • assenza di un sistema di gestione
  • errori e sprechi (la cosiddetta non qualità)
  • mancanza di integrazione ed automazione
  • personale non motivato
  • lavoro interrotto

l’assenza di un sistema di gestione è sicuramente al primo posto, come risulta da diversi studi nazionali e internazionali. Infatti l’assenza di un metodo, di un sistema standard e condiviso per fare le cose, ha davvero tante controindicazioni, per via dei suoi molteplici effetti negativi:

  • risultati non costanti e imprevedibili
  • minore soddisfazione dei clienti
  • scarsa produttività
  • stress (non misurabile, ma palpabile)
  • ridotta redditività
  • poca chiarezza di ruoli
  • difficile assegnazione delle responsabilità
  • continue emergenze
  • dare la colpa alle persone, anziché comprendere i problemi delle procedura (con pesanti risentimenti personali)
  • peggioramento del clima aziendale

se mi metto a pensarci, ne trovo un’altra decina. Come minimo!

La mancanza di un sistema quindi è la prima causa di scarsa produttività, efficienza, dissipazione di utili, distruzione di margini.

La premessa fondamentale è cambiare il punto di vista

Ma vediamo come lavorare SUL sistema e non NEL sistema. Per prima cosa devi fare un passaggio mentale: osservare il tuo business da un punto di vista privilegiato: ESTERNO e RIALZATO. Potremmo definirlo il passo ZERO, il passo senza il quale i 3 passi che ti sto per descrivere non hanno neanche senso.

Cioè: Se non riesci a tirarti fuori dall’operatività, non riesci nemmeno a vedere cosa è che non va o che potrebbe andare meglio nella tua organizzazione. Non riesci a lavorare sui tuoi sistemi.

Lavorare SUL sistema

Ma cosa vuol dire concretamente “lavorare sul sistema”? come faccio ad ottenere un metodo che mi permette davvero di rendere automatica la parte operativa della mia impresa?

Nel metodo L.S.S. “Lavora Sul Sistema” che ho messo a punto nel corso degli anni, ho individuato le 3 singole azioni che fanno la differenza nella produttività delle aziende e organizzazioni di ogni tipo. Queste singole azioni sono quelle che contraddistinguono le organizzazioni super produttive, quelle che hanno la maggior produttività, quelle che hanno le prestazioni migliori.

Vediamo quali sono queste 3 azioni.

Prima azione: L’obiettivo strategico

Il primo dei 3 passaggi fondamentali è definire l’obiettivo strategico. È il momento in cui descrivi le fondamenta della tua organizzazione.
Una pagina sola, in cui si descrive l’obiettivo primario, si delineano le metodologie e gli impegni, si elencano i punti di forza.

È un compito da svolgere in prima persona, che tu sia l’imprenditore, il manager o il proprietario, devi occupartene direttamente. È un lavoro semplice, rapido, quasi di getto. Roba da fare in 4-6 ore di lavoro, anche meno, magari distribuite in più sessioni. L’importante è che sia scritto.

Deve essere di una chiarezza estrema e rispecchiare la chiarezza che può e deve avere in mente la persona alla guida dell’impresa. Capisci bene che impatto possa avere questa cosa sulla visione del tuo business!

Una volta completato, riceverai feedback dal tuo staff e sarà importante condividerlo all’interno dell’organizzazione. Nel tempo, lo regolerai come necessario, ma non cambierà molto con il passare degli anni.

Se vuoi vedere un esempio e scrivere il tuo Obiettivo Strategico, clicca qui e scarica il template personalizzabile. Inizia oggi stesso. È importante. È la prima pietra della tua libertà futura. Ti riempirà di orgoglio per quello che hai raggiunto fino ad oggi e ti darà una chiarezza impressionante, dopo averlo fatto.

Automatizza la tua impresa con il Metodo LSS - Lavora Sul Sistema
Obiettivi strategici, principi operativi, procedure e istruzioni: trasforma la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo

Seconda azione: i Principi Operativi

La seconda azione è quella di descrivere i Principi Operativi in base ai quali la tua organizzazione dovrà decidere e agire d’ora in poi. Anche se l’obiettivo strategico è ancora allo stato di bozza, inizia a buttare giù tutte le cose hai in mente riguardo a come le persone che lavorano con te dovrebbero sempre lavorare. È come scrivere la costituzione del tuo stato. Solo che non devi farti aiutare da un parlamento di aiutanti: lo devi creare tu. In prima persona.

Questo documento descrive le linee guida con cui prendere le decisioni. Deve essere coerente ovviamente con l’Obiettivo Strategico, e costituire un punto di riferimento in azienda per tutte le persone al fine che possano prendere decisioni in autonomia senza interpellarti ogni volta, esattamente come se decidessi tu direttamente.

Su questo documento sono descritti i principi, non le modalità operative, per intendersi non c’è scritto come redigere un’offerta. È più facile che ci troviamo scritto “nella nostra organizzazione cerchiamo sempre la soluzione più semplice“, con l’intento ovviamente di favorire un atteggiamento di approccio efficace ai problemi, ma anche efficiente, che aiuti le persone a lavorare in modo armonioso, con energia e senza stress.

Per darti un’idea di come potresti scrivere questi principi per la tua organizzazione, nel template da scaricare, ho elencato una serie di Principi Operativi. Quindi scaricalo da questo link e inizia a scrivere questi principi: ti sarà tutto immediatamente chiaro.

Automatizza la tua impresa con il Metodo LSS - Lavora Sul Sistema
Obiettivi strategici, principi operativi, procedure e istruzioni: trasforma la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo

Terza azione: le Procedure di Lavoro

Se definire l’obiettivo strategico ci mantiene focalizzati, i principi ci guidano nel prendere decisioni, perché rappresentano la “costituzione”, le Procedure rappresentano le “LEGGI” e rendono automatica l’applicazione dei processi.

La terza azione è appunto quella della descrizione delle procedure operative. Queste tre attività devono essere eseguite esattamente in quest’ordine. Non è consigliato invertire l’ordine, cioè scrivere prima le procedure e poi i principi e poi il piano strategico.

Come scrivere procedure efficaci, l’ho detto già in un precedente articolo, clicca su questo link per andare a vedere: “Il metodo delle 6C per scrivere procedure efficaci“

Automatizza la tua impresa con il Metodo LSS - Lavora Sul Sistema
Obiettivi strategici, principi operativi, procedure e istruzioni: trasforma la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo

Complessivamente, è bene che tu spenda il 90% del tuo tempo sulla redazione e miglioramento delle procedure di lavoro, ma deve essere scritto per primo l’obiettivo strategico, da cui discendono i principi operativi. Ed infine le procedure di lavoro.

E come ti puoi immaginare, mentre i primi due documenti definiscono l’organizzazione e la descrivono negli anni, e possono non cambiare in sostanza per diversi anni, il lavoro sulle procedure è un lavoro continuo, che può durare mesi e che richiede una manutenzione continua.

Comincerai dalle procedure che hanno un maggior impatto sull’andamento della tua impresa, quelle più critiche o che sono il cuore dei tuoi processi. Mano a mano che avrai definito le procedure più critiche, passerai a quelle secondarie e così via.

Io ho un metodo anche per valutare le priorità e capire da quali procedure iniziare in funzione dei costi e dei benefici, ma per iniziare va bene anche affidarsi all’intuito.

Il potere del mettere NERO su BIANCO

Ora, queste pietre miliari della tua organizzazione, questi tre baluardi della tua efficienza, devono essere necessariamente scritti.

Esattamente. Sia l’obiettivo strategico, che i principi operativi, che le procedure di lavoro, devo essere necessariamente scritti. E questo per garantire che facciano il loro dovere in maniera inequivocabile e comportino una serie di vantaggi che vanno ben oltre la semplice redditività. Infatti, definire e scrivere questi tre punti ti garantisce di:

  • Individuare delle aree grigie fra le tue procedure e prendere decisioni sull’istante
  • Far emergere dei punti critici che fino ad ora non avevi compreso fino in fondo
  • Confrontarti con i tuoi collaboratori, partner o fornitori, oliando un meccanismo che stentava ad ingranare
  • Formare i tuoi collaboratori a fare questo lavoro da soli o in team senza la tua presenza e in definitiva alla tua organizzazione di crescere da sola.

A volte il processo può essere noioso: soprattutto scrivere le procedure non è affatto istantaneo. È chiaro che catalogare tutti i sistemi e sottosistemi richiede tempo. Le Procedure di Lavoro non si configurano facilmente come i primi due documenti.

Ma nelle prime settimane successive all’inizio del processo di documentazione, già potrai notare una progressiva liberazione dai tuoi compiti più routinari. Noterai che la tua organizzazione inizia a lavorare in maniera più fluida. Uno dei punti cardine e degli effetti del metodo L.S.S. è la capacità di prendere decisioni in autonomia. Da un certo punto in poi la tua organizzazione prenderà decisioni esattamente come le avresti prese te, semplicemente per il fatto che hai dato a delle persone normalmente capaci un perché, un come, è un che cosa fare.

Ricapitolando

Quindi, ricapitolando, dopo esserti messo in una posizione ESTERNA alla tua organizzazione, guardandola dall’alto, è necessario definire in quest’ordine:

  1. L’obiettivo strategico è la tua dichiarazione di indipendenza, la tua Magna Charta per un futuro migliore.
  2. I Principi operativi sono la tua Costituzione, una serie di linee guida per il futuro processo decisionale.
  3. Le Procedure di lavoro sono le tue leggi, le regole del tuo gioco, chi non sta al gioco e non rispetta le regole, si accomodi.

Riesci ad immaginare un governo rappresentativo che non abbia registrato le sue fondamenta in forma scritta? Perché dovrebbe essere diverso per la tua attività o il tuo lavoro?

Per metterli insieme non ci vorrà molto, ma non sarà immediato. Non posso nemmeno garantirti che sarà facile, perché ci saranno dei momenti in cui perderai il focus o non saprai dove trovare il tempo per portare a termine il tuo progetto.

Ma ti posso garantire che se lo farai, sarai ripagato con una moneta che non troverai su nessun listino di cambio.

La tua libertà!

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E se hai domande, commenta qui sotto e fammi e tue domande. Avrai sicuramente delle risposte utili per la crescita della tua impresa.

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GDPR: Le migliori misure tecniche e organizzative

Quali sono le migliori tecniche per perdere distruggere o consegnare ai criminali i dati personali tuoi e dei tuoi clienti? Le misure tecniche e organizzative, queste sconosciute.

Ovviamente sto scherzando, però ci sono degli errori così clamorosi, così evidenti, che sembra incredibile che ancora oggi non si possano evitare con le giuste misure tecniche e organizzative.

Ecco perché faccio questo video, per metterti in guardia verso quello che davvero devi evitare:

Primo elemento di rischio: password deboli.

Le violazioni degli account dei servizi internet sono aumentate in frequenza e dimensione; fonte: databreaches.net

Il più classico degli errori e utilizzare password deboli e condivise fra più utenti. Questo è uno dei maggiori motivi di perdita di dati, furto di dati, furto di identità e truffe.

Per darti un’idea di come parte dei tuoi dati personali siano già in mano a organizzazioni criminali o a persone malintenzionate che vogliono usare i tuoi dati per ricavarne un beneficio, tipicamente economico, ti invito a andare a vedere sul sito vigilante.pw Quali sono i servizi che già usi abitualmente che sono stati violati in maniera massiccia da cybercriminali.

E se la maggior parte dei servizi che usiamo abitualmente (i quali hanno nostri dati personali come email , nome cognome, password, ecc) sono stati violati significa che anche i nostri dati sono stati copiati e sono ora in possesso degli cybercriminali.

Quindi prima cosa è sicuramente mettere in sicurezza il processo di gestione delle password della tua organizzazione. Ovviamente questo deve essere fatto anche in funzione del rischio e dell’esposizione sul web (vedi anche il mio precedente articolo “Come mettersi in regola in 3 fasi”), ma ormai dovrebbe essere di dominio comune che le password debbano essere:

  • SOLIDE, cioè che contengano delle regole di composizione non facilmente decifrabili,
  • strettamente personali
  • modificate periodicamente.

Secondo: Protezione da malware

Il secondo punto, grande classico del rischio informatico, è l’attacco da parte dei cosiddetti malware. Se non sai di cosa sto parlando sicuramente però hai sentito parlare di virus e di altri strumenti che servono per entrare nel tuo computer con lo scopo di recarti un danno, rubare i tuoi dati, oppure bloccarlo per chiederti un riscatto (ransomware).

gli attacchi ransomware (bloccano i tuoi dati per chiederti un riscatto) sono raddoppiati nel 2018 rispetto al 2016

Oppure anche soltanto per spiare le tue i tuoi comportamenti, le tue comunicazioni (spyware), e questo può portare ad un danno ancora maggiore perché le organizzazioni criminali come ti racconto più tardi.

Per darti un’idea della pericolosità e della diffusione di questo fenomeno, gli attacchi ransomware, quelli che appunto chiedono un riscatto per sbloccare i tuoi dati, sono raddoppiati negli ultimi due anni.

Terzo: attacco cybercriminale

Avrai sicuramente sentito parlare del fishing cioè tecniche di chiedere dei dati personali o dei pagamenti alle persone che cliccano su determinate email costruite ad arte per ingannare gli utenti.

gli attacchi ransomware arrivano per il 91% dalle email. Negli ultimi anni abbiamo assistito al DECUPLICARSI degli eventi di Phishing

Lo scopo è far credere che la comunicazione proviene da organizzazioni affidabili, mentre in realtà sono organizzazioni criminali che operano sotto mentita spoglia.

il Social Engineering

Però forse non hai ancora sentito parlare di social Engineering, termine con il quale si racchiudono tutte le tecniche che sfruttano le vulnerabilità umane, partendo da dati disponibili pubblicamente.

Le informazioni preliminari sulle persone sono tratte dai social (linkedIN è una piattaforma eccellente per ricostruire nomi e ruoli all’interno delle organizzazioni) e sulla base di queste informazioni vengono organizzate vere e proprie truffe per estorcere denaro.

Un esempio di applicazione del Social Engineering è quella del dirottamento del conto corrente, chiamata  anche BEC, business email compromise.

Questo è tipicamente il risultato di una lunga attività di spionaggio, tramite degli spyware, sottoinsieme dei malware di cui ti parlavo prima, operato da persone che spiano le comunicazioni email della tua organizzazione.

Tipicamente si insinuano all’interno della transazione tra un cliente è un fornitore. Al momento opportuno dirottano il pagamento del cliente Su un conto corrente non del fornitore ma dell’ organizzazione criminale.

Il procedimento del dirottamento dei conti correnti. I criminali informatici stanno allargando le loro competenze dalla tecnica allo spionaggio industriale e alla psicologia umana (social engineering)

Il 91% di questi attacchi avviene tramite email, quindi vi rendete conto che l’anello debole di questa catena, risiede nel fattore umano. È ovviamente la persona che distrattamente o per incompetenza casca nel tranello e involontariamente crea il danno.

Questi attacchi nei prossimi anni cresceranno ulteriormente perché al momento sono estremamente efficaci. E saranno sempre più precisi.

Le misure tecniche e organizzative

Quindi cosa fare per proteggersi da queste attacchi?

Il Regolamento Europeo 679/2016 GDPR, vi aiuta a mettere a punto le giuste protezioni suddividendo gli interventi da apportare fra misure tecniche e misure organizzative.

Le misure tecniche

Le misure tecniche Sono principalmente:

  • Password solide
  • far accedere i dati solo determinate persone e non tutte indiscriminatamente (permission)
  • aggiornare continuativamente le definizioni di virus e malware in genere
  • proteggere i sistemi con sistemi firewall, software o Hardware
  • avere sistemi di backup
  • valutare periodicamente le vulnerabilità tecniche (vulnerability assessment), cioè procedure per valutare le possibili modalità in cui i tuoi sistemi possono essere “bucati”.

Le misure organizzative

Fra le misure organizzative abbiamo:

  • prima di tutto la formazione e come naturale conseguenza di questo anche delle
  • procedure scritte che prevengano comportamenti sbagliati o inconsapevolmente dannosi. E poi anche tecniche come la
  • business continuity cioè la pianificazione dei comportamenti da mettere in atto a seguito di un incidente o di un evento dannoso.

La cosa che mi preme sottolineare è che il punto fragile dell’organizzazione, l’anello debole della catena è sempre la persona, l’essere umano, un po’ per distrazione, un po’ per incompetenza.

Quindi per prevenire questo tipo di errori è fondamentale elevare la soglia di attenzione e consapevolezza delle persone in modo tale che incompetenza e distrazioni vengano ridotte in maniera drastica.

Non mettere in atto le giuste misure tecniche e organizzative non è solo una violazione del codice privacy e del regolamento europeo GDPR 679/2016 (leggi il mio precedente articolo “GDPR: le sanzioni e gli altri 3 grandi rischi”)

Non è forse la cosa più semplice ma è sicuramente la cosa più efficace da fare. Investite in formazione. Periodica. Capillare. Insistete sempre su questo tasto. Formazione. Costa poco e vi evita tanti danni! 🙂

In un precedente articolo (vedi “Privacy e GDPR, che P… !) avevo sottolineato gli aspetti positivi di un obbligo di legge fondamentalmente noioso, ma il GDPR è davvero una opportunità per proteggere i dati personali e aziendali.

Proteggere i dati personali e aziendali

Se vuoi conoscere nel dettaglio le misure tecniche e organizzative da adottare, avete a disposizione tantissime risorse gratuite su internet, davvero, se te ne intendi un po’, hai a disposizione un mare di risorse.

Se invece stai cercando un metodo passo-passo per fare da solo senza costose consulenze, con video tutorial, webinar con domande e risposte, formazione per te e per le persone che lavorano con te, vai a vedere il nostro metodo S.I.C.U.R. su www.gdprfacile.com.

Ovviamente ci sono tutte le misure tecniche e organizzative di cui parlo sopra e anche di più: il nostro programma gdpr facile ha proprio nella formazione uno dei suoi punti di forza. Infatti all’interno del programma ci sono tanti video tutorial che possono essere distribuiti a tutte le persone che fanno parte dell’organizzazione.

In modo tale da costituire un capitale cognitivo della tua organizzazione, un vero e proprio asset che rimane di tua proprietà negli anni.

Clicca su www.gdprfacile.com e lascia i tuoi dati per conoscere i prossimi incontri di formazione gratuita on line (webinar) e avere del materiale per iniziare a mettere in regola la tua organizzazione.

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Alla prossima

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GDPR: le Sanzioni e gli altri 3 grandi rischi

Quali sono le sanzioni e gli altri principali rischi per l’impresa che trasgredisce i requisiti del Regolamento Europeo della privacy?

Il rischio più famoso, quello più minacciato è quello delle sanzioni pecuniarie. Si parla di sanzioni da decine di milioni di Euro, percentuali elevate del fatturato, e altri spauracchi di questo tipo. Ma vediamo la realtà. Ovviamente si tratta di esagerazioni. Create ad hoc per spaventare gli imprenditori e spingerli  rapidamente all’azione.

Per la precisione queste cifre sono realmente previste ma solo in determinate circostanze e in determinate condizioni e quindi non ne parliamo.

Ma vediamo quali sono i quattro principali tipi di rischio a cui un’impresa va incontro se non è in regola con la privacy.

Primo rischio: SANZIONI PECUNIARIE

In effetti il primo tipo di rischio è proprio quello sanzionatorio. Esiste, non è il principale, come vediamo dopo, ma non è poca cosa. Ci sono molti casi in cui effettivamente piccole imprese sono state multate sproporzionatamente anche solo per questioni burocratiche. Ho già parlato una volta di uno studio di commercialisti di Prato che è stato multato per €12000 soltanto perché non aveva il banner dei cookies installato sul sito. Vedi l’articolo a questo link.

Certo, è una inadempienza, ma la ritengo una misura assolutamente sproporzionata soprattutto perché il commercialista non usava i dati per profilare clienti o per attività di marketing automatizzato. Quindi non arrecava un vero danno a nessuno.

Ma vediamo: come si risolve questo aspetto? come ci si mette al riparo dalle sanzioni?

Bene, se non ci sono criticità specifiche nell’uso dei dati, questa parte è facilmente risolvibile mettendo in ordine la questione burocratica della privacy. Mettendo cioè a norma la parte documentale e formale con un buon assetto documentale di partenza.

Ci sono decine di documenti scaricabili, anche gratuitamente, da internet.

Il nostro kit gdpr facile ti fornisce:

  • un metodo guidato in 5 fasi
  • con video che guidano passo passo
  • il kit di documenti pronti da personalizzare e già conformi al regolamento privacy

È stato pensato per questo: per farti mettere in regola senza l’aiuto di consulenti.

Secondo rischio: RISCHIO RISARCITORIO

La seconda voce di rischio è sicuramente quella del rischio risarcitorio.

Sbagliare comportamento riguardo ai dati personali, sbagliare un trattamento dei dati con dolo o con colpa può far arrabbiare qualcuno.

Comportamenti sbagliati come scambiarsi i dati fra aziende, senza una  formale contitolarità, oppure utilizzare liste di email o telefoni per finalità diverse da quelle per cui sono stati raccolti, oppure ancora, trattare dati sensibili senza proteggerli in maniera particolare, sono  illeciti che giustamente sono puniti dalla legge.

È importante  conoscere i meccanismi che ci stanno dietro per non infrangere la legge, però è importante anche e soprattutto usare il buon senso. Mettetevi sempre nei panni anche dell’interessato, della PERSONA a cui si riferiscono i dati.

un aneddoto: l’agenzia incompetente che rischia grosso

Come tutti, anche i miei dati personali sono stati captati da agenzie che li hanno poi usati per finalità diverse; oppure senza avere la base giuridica per usarli (consenso, legittimo interesse, ecc).

L’anno scorso il mio numero di cellulare è finito in una lista sms e da allora sono stato bersagliato da continui messaggi promozionali per finalità che non avevo autorizzato. E fra l’altro in aree geografiche che non mi riguardavano.

Dopo un primo avviso bonario, senza risultati, ho mandato una raccomandata per farmi togliere dalla lista. Ma anche in quel caso non ho ottenuto niente. Dopo tre o quattro solleciti ho mandato una raccomandata con la minaccia di fare un esposto al garante per la privacy. In quel caso sono stato richiamato e il problema è stato risolto. Ovviamente non era mia intenzione fare un danno grave ad un’azienda.

Magari aveva fatto il danno involontariamente, solo per negligenza o incompetenza. Però se invece di me, avesse incontrato uno di quei puntigliosi che vivono di questo, sicuramente avrebbe avuto una sanzione finanziaria di migliaia di euro e avrebbe rischiato l’interdizione del database, cosa di cui parlo fra poco.

Terzo rischio: INTERDIZIONE DEI DATI

Infatti il terzo rischio è proprio quello dell’interdizione all’uso dei dati. Usare allegramente e illecitamente una base di dati senza autorizzazione o consenso o senza una base giuridica vera e propria, termine chiave molto importante, questo, può avere come effetto l’interdizione ad usare l’intera base dei dati. Quindi occhio,  alcune aziende che basano la loro crescita sul database dei clienti è sicuramente molto sensibile a questo argomento. Vedi l’aneddoto raccontato sopra.

Quarto rischio: VIOLAZIONE DEI DATI

L’ultimo rischio, spesso sottovalutato, ma veramente importantissimo, è il rischio di perdita di dati e della violazione dei dati, detto in inglese data breach.

Data breach significa più genericamente violazione dei dati, violazione che può venire dall’esterno o anche dall’interno.

Significa comunque che alcune persone non autorizzate hanno avuto accesso ai dati di cui sei titolare, e potrebbero farne un uso illecito:

  • usarli per propri scopi,
  • usarli per attività illegali
  • minacciarti per un riscatto
  • e così via

L’imprenditore è tenuto a segnalare anche solo il sospetto che i dati dei suoi clienti, dipendenti e fornitori siano entrati in possesso di malintenzionati. Deve avviare una procedura formale e segnalarlo all’interessato e al garante della privacy.

Come si risolve questo aspetto? Il principale modo per prevenire le violazioni dei dati è quello di avere un solido sistema di protezione. Tecnico e organizzativo.

Lo stesso Regolamento Europeo chiede di adottare le giuste misure tecniche e organizzative in base al proprio livello di rischio.

Di come analizzare i rischi ne parlo in questo articolo: Come mettersi in regola al GDPR in 3 fasi, mentre delle delle misure tecniche e organizzative ne parlo nel prossimo articolo, quello del 25 marzo.

Ma grossomodo le misure tecniche possono andare

  • da una definizione di un solido processo di gestione delle password,
  • ad una protezione tramite antimalware, antivirus e firewall con apparati IT sempre aggiornati,
  • a sistemi di monitoraggio
  • eccetera

La misura organizzativa per eccellenza che più di ogni altra ti mette al sicuro da ogni violazione di dati, invece, è la formazione del personale. L’anello debole della catena di sicurezza che protegge i tuoi dati sta nel fattore umano, come sempre accade.

Molte volte ho visto implementare dei sistemi di gestione della privacy ineccepibili dal punto di vista formale ma senza alcuna formazione al personale.

Questo non è solo un rischio formale dato che la formazione è obbligatoria. Ma è soprattutto un rischio sostanziale perché il personale non è aggiornato sulle principali tecniche di violazione che gli hacker e i malviventi digitali mettono in atto. E può quindi danneggiare non solo i dati personali, ma anche i tuoi dati aziendali fino anche a danni finanziari (ne ho parlo anche in un altro video articolo). È un rischio vero, reale e  grave.

La formazione si può trovare facilmente online, gratuitamente o per poche centinaia di euro, quindi, non ti conviene assolutamente trascurarla.

Anche nel nostro programma gdpr facile (www.gdprfacile.com), in ognuna delle 5 sezioni del metodo S.I.C.U.R. c’è una serie di video formativi che rimane tua proprietà e che può essere usata per sempre per la formazione del tuo personale, anche quello futuro.

Quindi, Ricapitolando:

  1. rischio sanzioni,
  2. rischio di risarcimenti
  3. rischio di interdizione di un determinato database
  4. rischio di perdita di dati per violazione da parte di malintenzionati.

Questi sono i quattro rischi principali. Ti ho già detto come metterti al riparo, quindi mi raccomando… a buon imprenditor, poche parole…

Nel prossimo video ti parlerò delle migliori tecniche per proteggere i tuoi dati

Alla prossima

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Privacy GDPR, che P…

Perché questa privacy sta così antipatica a tutti gli imprenditori? Ma è davvero un ulteriore appesantimento burocratico e normativo?

NO!

e ti spiego perché.

Il vecchio Decreto 196/2003 contro il nuovo Regolamento Europeo 679/2016

Prima di tutto perché esisteva già una legge, la 196 del 2003 che sostanzialmente chiedeva le stesse cose del Regolamento Europeo 679/2016 entrata in vigore l’anno scorso con il decreto attuativo 101/2018.

Quindi per prima cosa c’è questo aspetto: la legge che chiedeva di rispettare la privacy, di incaricare formalmente alcune figure, di adottare delle misure di protezione, ecc ecc ecc, c’era già. Anzi forse era più severa per certi versi del regolamento attuale. Il GDPR presenta meno adempimenti burocratici.

Il secondo aspetto invece è  squisitamente psicologico. La cosa che ha reso veramente antipatico questo adeguamento normativo è la pressione psicologica. Quasi un ricatto esercitato da tanti consulenti e software house che hanno fatto terrorismo psicologico sbandierando imminenti multe milionarie.

Eh sì, hanno sfruttato l’imprepazione iniziale dei manager e degli imprenditori, il clima di terrore e l’effettiva urgenza dell’adeguamento per vendere le loro soluzioni magiche. Vi ricordate le centinaia di email che vi sono arrivate a ridosso del 25 maggio? Neanche una dalle aziende che seguiamo noi, sia chiaro!

Per non parlare di quelle che hanno DECIMATO la loro base dati di contatti per il semplice fatto che qualche consulente dell’ultim’ora (magari un legale che, vivendo nel suo studio non sa niente di marketing) ha richiesto tassativamente di “avere il consenso dall’interessato“. Che ovviamente è arrivato in un caso su 10 o su 20. Mi dispiace davvero, peccato!

Solo in pochi hanno usato la testa, molti sono stati guidati dalla paura

Ovviamente il 90% di quella urgenza era una bufala. A parte per determinate organizzazioni in determinate condizioni (quelle che DAVVERO trattano i dati delle persone in maniera massiccia) la stragrande maggioranza degli interventi nelle piccole imprese erano esagerati, incompleti, parziali, inutili o superficiali.

Con i “ragazzi” della PROVECO Srl, una delle imprese che ha accettato di fare una seria analisi delle criticità e che adesso è veramente “al sicuro”!

Cerchiamo invece di capire dove sta la realtà. Dov’è la VERITÀ? Questo regolamento alleggerisce determinati adempimenti; mentre ne appesantisce altri per particolari categorie di organizzazioni che trattano i dati personali in modo massiccio o che trattano dati personali veramente delicati (es: dati personali sensibili oppure in marketing profilato e automatizzato).

Quindi cerchiamo di capire come funziona in due parole questo regolamento europeo. Prima di tutto è un’innovazione per l’aspetto giuridico italiano tipico. Perché sposta l’attenzione da un atteggiamento di conformità, ad un atteggiamento di responsabilità: prima esistevano una serie di misure minime (che magicamente poi diventavano anche le misure massime!!!), mentre adesso bisogno dimostrare di averci messo un po’ la testa.

Sì, ammetto, era più comodo adottare una checklist, ma cadere in errore era più facile!

Quindi dobbiamo dimostrare che abbiamo preso in seria considerazione la privacy e la gestione dei dati personali. questo presuppone di fare un’analisi piena, e non basta adottare una semplice check list con qualche modulino. Ed ecco dove sbagliano tantissimi consulenti e tanti imprenditori guidati male: bisogna capire dove stanno le criticità rispetto alla gestione dei dati personali.

Se eri già in regola con la vecchia Privacy, ti manca poco

Intendiamoci: la stragrande maggioranza delle imprese non tratta dati sensibili, non tratta dati personali in maniera critica, non tratta dati a livello marketing con profilazione e trattamenti automatici. Quindi, se hai un’azienda di carpenteria o uno studio di servizi industriali, probabilmente non hai bisogno di fare niente di più di quello che già facevi con Il vecchio decreto 196/2003

Ovviamente se non eri in regola prima, sta a te decidere se continuare a lavorare senza rispettare le regole con i relativi rischi, oppure se cominciare ad adeguarti adesso.

La stragrande maggioranza degli imprenditori non avrà un grande impatto burocratico. Tuttavia io consiglio sempre ai miei amici e ai miei clienti di avere un atteggiamento di analisi verso i dati personali, piuttosto che di “risposta”.

Il metodo S.I.C.U.R.

Ho messo a punto un metodo. Il metodo si chiama S.I.C.U.R. (vedi il metodo su gdprfacile.com)  ed è un metodo in cinque fasi. Come nostro stile, per ciascuna di queste 5 fasi, sono stati creati altrettanti video tutorial e documenti personalizzabili sulla nostra piattaforma, per rendere facile la vita a manager, imprenditori e responsabili che si vogliono cimentare autonomamente nell’impresa.

il metodo S.I.C.U.R. di gdprfacile.com

S = SCOPRI

GDPRfacile.com, Privacy e documentazione
La prima lettera è la S di scopri. Scopri quali sono i requisiti che si applicano alla tua organizzazione, quali ruoli entrano in gioco all’interno e allesterno della tua impresa. Non devi conoscere tutti i requisiti: solo quelli che si applicano veramente alla tua organizzazione.

I = INDIVIDUA

GDPRfacile.com, Privacy e documentazione
Il secondo punto, la I di Individua, ti indica quali sono gli interventi  che devi veramente implementare per mettere al sicuro i tuoi dati e i dati personali degli interessati.

C = CUSTODISCI

GDPRfacile.com, Privacy e documentazione
con la C si intende custodisci i dati sensibili e dati personali con le giuste  misure tecniche e organizzative.

U = UNIFORMA

GDPRfacile.com, Privacy e documentazione
Con il 4° modulo, riuscirai ad UNIFORMARE la tua presenza sul web.

Che tu abbia un sito vetrina o che tu abbia un commercio elettronico, devi mettere in ordine le tue policy per fornire le corrette informazione ai tuoi clienti e interessati e per ottenere la conformità al regolamento. E mi raccomando, quando parlo di presenza sul web non intendo necessariamente avere un commercio elettronico, anche il singolo sito vetrina installa cookies sui computer dei visitatori. Al termine dell’articolo ti racconto un triste episodio accaduto a Prato.

Quindi, a seconda che tu abbia una presenza statica o dinamica sul web, se hai un classico sito vetrina, o un sistema che cattura i dati dei clienti con dei moduli on-line, oppure se fai veramente commercio elettronico, avrai diversi livelli di adeguamento con complessità a diverse.

R = RIPARATI

GDPRfacile.com, Privacy e documentazione
In questo modo metti al RIPARO la tua attività conoscendo i rischi di violazione delle norme e dei Diritti dell’interessato: Quali sono le sanzioni Quali sono le violazioni più probabili Le conseguenze in caso di violazione Il rischio risarcitorio Il rischio reputazionale

L’ultimo punto, la R, sta per ripararsi. Sì esatto, ripararsi dalle sanzioni, conoscendo quali sono sanzioni possibili per il tuo business. Evitarle semplicemente eliminando le cause dei possibili reati, per il fatto stesso che sei conforme.

Il triste episodio del commercialista di Prato

Nel 2015, quindi prima dell’entrata in vigore del Regolamento Europeo per la privacy, mi chiama un amico perché un suo cliente aveva bisogno di aiuto. Stava sostenendo il controllo della Guardia di Finanza per quello che riguarda la gestione dei dati sulla privacy. A parte due o tre irregolarità sulla designazione degli addetti al trattamento dei dati, che abbiamo rimesso un po’ al volo, il problema è sorto quando I finanzieri hanno guardato il sito dell’azienda. Vi assicuro, il sito di uno studio di commercialisti che non aveva nemmeno il modulino per la raccolta dei dati, un puro sito vetrina.

Ebbene, per via della mancanza del banner di protezione dai cookies, (per la cosiddetta direttiva e-Privacy) questo commercialista si è visto comminare una multa di 12.000 €. È evidente che questa è una multa assolutamente spropositata per una trasgressione che non reca danno a nessuno. Si tratta solo di una informazione mancata al visitatore e l’installazione di cookies non desiderati. Per farti comprendere a che livelli si può spingere il controllo, in totale de-correlazione fra danno effettivo all’interessato e sanzione di misure spropositate.

Il metodo S.I.C.U.R. di GDPRfacile

Ho messo apunto il metodo che ti ho descritto prima, GDPR facile, nell’arco degli ultimi 2 anni dopo 15 di esperienza nel settore. Se mi segui da tempo, probabilmente sai già che ISO 9001 facile è il nostro cavallo di battaglia da tempo, ma GDPR facile è nato più di recente per mettere in grado mangaer e imprenditori di conformarsi al regolamento della privacy anche in autonomia senza ricorrere a consulenti.

In puro stile ISO 9001 facile, anche questo percorso è assolutamente guidato, passo per passo, tramite una piattaforma web che ti guida; in ogni fase, trovi la documentazione da scaricare, personalizzabile, con i video tutorial che ti guidano e ti evitano di commettere errori. Inoltre sulla piattaforma trovi le registrazioni dei webinar e dei video formativi che rimane per sempre a tua disposizione per usarla come formazione obbligatoria per dipendenti attuali e futuri.

Quindi vai a guardarlo: www.gdprfacile.com , perché è possibile che nei prossimi tempi vengano aperte le iscrizioni.

A meno che ovviamente tu non sia già in regola; in tal caso ti faccio i miei complimenti: siete molto bravi! 👏👏👏

Un caro saluto, alla prossima.

Andrea Aulisi

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Perché DEVI avere un business on line? (2 casi di studio)

Non lo dico io. Lo dice Bill Gates: Se non hai almeno una parte di business on line, in futuro non avrai nemmeno un business offline.
E questo è ciò che bene o male ogni imprenditore si trova a fronteggiare in questi anni.

“Ci saranno due tipi di imprese nel XXI secolo. Quelle che sono su internet e quelle che non esistono più”

Bill Gates

In questa parte di nuovo secolo in cui si sta passando da un’economia tradizionale ad una ECONOMIA DEL DATO, pensare di lasciare tutto com’è sempre andato, senza prendere in considerazione di integrare servizi e prodotti digitali è un’operazione estremamente rischiosa.

Non è che se OGGI non sei già digitale, domani chiuderai. Ma una lenta e progressiva corrosione si mangerà la tua competitività, il tuo posizionamento, i tuoi margini. Lo dice Bill Gates e tanti altri molto più titolati di me.

Quindi c’è almeno da pensarci.

Ma cosa può voler dire? Che impatto può avere questa questa cosa sul business anche quello più tradizionale?

2 esempi e una ricetta

Voglio provare a raccontarti questa cosa con due esempi, poi al termine ti darò una ricetta in 4 punti.

Vedere come la trasformazione digitale sia possibile in casi concreti, REALI, tangibili, nel mondo delle piccole imprese, aiuta a capire come questo sia possibile per tutti e non solo per le mega corporate di cui si legge ovunque.

E non è necessario nemmeno avere un’azienda 100% servizi. Leggi qui sotto.

Fulgosi: Tubi e digitale

Alcuni tubi prodotti dalla Fulgosi

Fulgosi Srl è un’azienda di Piacenza che da oltre 40 anni fa tubi per il settore Oil&Gas. 100% ferro e leghe derivate, saldature, calandre, ecc. Niente di meno digitale! E quindi niente a che fare con le con le startup fighette di cui si sente raccontare in televisione.

Davide Fulgosi, classe 1966, come ti puoi immaginare dal nome, è il leader di quest’azienda e ha cominciato a digitalizzare il suo business anni fa in tempi non sospetti. Ricordo le giornate intere passate nei vecchi uffici e la notizia del crollo delle torri gemelle l’11 settembre 2001. Eravamo insieme.

Già allora le offerte e gli ordini erano gestite con il suo sistema informativo digitale fatto in casa con Access; a mano a mano che il tempo passava è stato perfezionato ed è diventato il punto di forza della Fulgosi Srl fino a coprire il 100% dell’intero processo produttivo:

Dopo la digitalizzazione della parte commerciale è stata la volta dell’integrazione del magazzino con i fornitori realizzando quello che in gergo si chiama la supply chain integration.

Dopodiché ha esteso la digitalizzazione anche all’avanzamento delle commesse, condividendola con i clienti tramite interfaccia web.

Per farti capire concretamente: i clienti adesso vedono l’avanzamento dei lavori delle commesse in tempo reale e si fidano così tanto che mandano i camion a prelevare i tubi senza nemmeno chiamare! Ti puoi immaginare che un servizio del genere ha fidelizzato i clienti in modo pazzesco.

E anche Davide è super contento perché in questo modo, invece di vivere in perenne risposta, riesce a fare molto con meno personale e ha sufficiente tempo libero per coltivare le sue passioni dello sci o della moto.

Un altro un altro vantaggio è il legame di partnership di lungo periodo
con i fornitori che contribuisce tantissimo alla stabilità di questo business, misurabile anche in termini economici, perché la produttività è doppia rispetto ai competitor.

Infatti, a parità di condizioni di mercato l’azienda ha margini praticamente doppi rispetto ai concorrenti; e questo l’abbiamo visto anche facendo un analisi di Benchmark confrontando cioè i bilanci con con i concorrenti.

Quindi, quando si parla di Industria 4.0, oltre a iscriverti a un bel corso teorico, chiama Davide e chiedigli come ha fatto e come sta facendo, è sicuramente un professore senza cattedra, su quest’argomento 🙂 Un giorno farò un articolo più dettagliato su come abbiamo implementato tutto questo a partire dal “credo della qualità e del servizio“.

Caso#2: Consulenza online

Il secondo caso è invece legato ai servizi, e precisamente i miei servizi di consulenza strategica rivolta agli imprenditori. Solo in apparenza questo passaggio può risultare semplice.

La mia era una società di consulenza tradizionale, con ufficio, personale, trasferte e clienti in tutta Italia che da sempre combatte gli sprechi e la burocrazia a fianco degli imprenditori per ottenere grandi risultati.

E questo cerchiamo di farlo con soluzioni innovative, snelle e anti-burocratiche, con la trasparenza di prezzi chiari e certi.

Nell’arco di poco tempo abbiamo tirato fuori una società prettamente on-line in cui gran parte dei servizi consulenziali sono stati semplificati e digitalizzati, in modo che siano erogabili esclusivamente on line.

La consulenza tradizionale diventa quindi una opzione da percorrere quando l’imprenditore ha bisogno di un coach, di un consulente che fornisca un valore superiore e che faccia la differenza.

Per fare questo abbiamo selezionato una serie di servizi, li abbiamo resi standard, e quindi digitalizzati tramite una piattaforma web.

Sono i 3 servizi nati fino ad oggi per guidare passo per passo gli imprenditori o i loro incaricati a migliorare le prestazioni della loro impresa o a trovare la conformità in maniera efficace ed efficiente. Anche in autonomia, senza l’aiuto di consulenti.

Sono 3 casi di digitalizzazione avvenuta con successo; questa cosa non la dico solo io, ma si vede dalle vendite e soprattutto dalla soddisfazione dei clienti che hanno provato questi servizi (qui i video delle interviste).

La ricetta per la trasformazione digitale

Ecco, adesso vorrei tracciarti la ricetta che ho seguito per digitalizzare i servizi di cui ti ho raccontato sopra.

Che la trasformazione digitale abbia inizio. Anche se parti da zero. Anche se hai una attività tradizionale.

FASE 1 – Analizza il processo

Il primo punto è l’analisi dei processi. Questo significa trovare trovare i punti critici, i colli di bottiglia, i buchi neri della produttività al fine di semplificarli, ottimizzarli e renderli digitalizzabili.

la domanda che ti devi fare in questa fase è: cosa voglio digitalizzare? voglio digitalizzare un processo interno? Un servizio al cliente? Devo cambiare il mio modello di business o posso mantenerlo più o meno come prima? Dove sono le attività ripetitive manuali che posso automatizzare?

FASE 2 – Prototipo

Una volta capito cosa e come digitalizzare, mettiamo a punto un sistema MINIMO funzionante. Sia che stiamo testando il mercato con un nuovo prodotto (Minimum Viable Product con il metodo Lean Startup di Eric Ries), sia che stiamo mettendo a punto un sistema per digitalizzare un processo interno, creeremo un prototipo che svolga le funzioni essenziali.

È importante in questa fase non cadere nella tentazione di fare un prodotto perfetto e completo perché nella maggior parte dei casi non funzionerà come ti immaginavi.
Il senso del prototipo è quello di spendere meno possibile per mettere VELOCEMENTE a punto qualcosa che sicuramente dovrà essere modificato.

FASE 3 – il TEST

In questa fase raccoglieremo i dati per capire se il prototipo sta raccogliendo i frutti sperati o se c’è ancora molto da fare.
Se si tratta di un prodotto o servizio nuovo dovremo raccogliere i feedback dai clienti e dagli utenti fino che non avremo idee precise su come creare qualcosa di veramente utile e per cui i clienti sono disposti comunque a pagare. È il momento dei questionari, dei sondaggi o delle interviste a chi usa per primo questi servizi.
Nel caso di un processo interno, misureremo i risultati in termini di efficienza guadagnata, affidabilità del sistema, facilità di utilizzo. Anche qui l’importante è NON arrendersi alla prima difficoltà perché probabilmente sarai già sulla buona strada, ma a seconda dei casi potresti dubitarne. Insistere con i test e con la formazione per ottenere un processo sempre più snello. In questa fase possono coesistere vecchio e nuovo processo.

FASE 4 – il Lancio

In questa quarta fase, certi dei risultati raccolti andiamo ad estendere quanto ottenuto a tutti i potenziali interessati. Se si tratta di un prodotto o servizio, dovrai adottare delle tecniche di lancio perché il tuo prodotto abbia la maggiore visibilità possibile sul mercato.
Se si tratta di un processo interno, è il momento di recidere definitivamente il legame con il passato. Da questo momento in poi il vecchio processo non esiste più e sei pronto per estendere la logica della digitalizzazione anche agli altri processi.

OK, quindi sicuramente tornerò sul tema del lancio di prodotti insieme allo specialista dei lanci, Marco Scabia, in uno dei prossimi video articoli, ma nel frattempo fammi sapere cosa ne pensi e se credi di poter digitalizzare anche tu i tuoi processi, servizi o prodotti.

Ci risentiamo molto presto!

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i 7 passi per un miglioramento continuo EFFICACE e NON formale

Si sente spesso parlare di miglioramento continuo, ma dalle domande che mi vengono fatte da molti imprenditori e manager, capisco che molti hanno le idee confuse:

  • su come implementarlo in maniera efficace e non formale,
  • su come ottenere il meglio senza perdersi in questioni burocratiche
  • e sul fatto che il miglioramento continuo sia effettivamente un processo e come tale debba essere quindi gestito.

Ecco perché in questo video e articolo raccolgo in 4 minuti i 7 punti essenziali del miglioramento continuo.

Il miglioramento continuo non riguarda solo la qualità: è una delle migliori tecniche di miglioramento della competitività. È una disciplina nata in Giappone per vincere la guerra economica come rivincita dopo la seconda guerra mondiale.

Guerra che per un periodo il Giappone è riuscito anche a vincere scalzando gli Stati Uniti dalla prima posizione in diversi settori industriali, proprio grazie alla strategia della qualità e del miglioramento continuo.

Il temine giapponese è kaizen, la via del miglioramento.

Ma il successo più grande, la scuola del kaizen l’ha ottenuta nel diffondere a livello globale la cultura della qualità, attraverso gli anni 70 e 80.

Tant’è che negli anni 80 gli standard di qualità sono stati ripresi anche in occidente dalla ISO 9001, la cui prima versione è del 1987, facendo del miglioramento continuo il fulcro del suo successo.

Lo standard è oggi riconosciuto in più di 180 paesi in tutto il mondo e questo la dice lunga sull’efficacia del modello di gestione proposto.

Ma vediamo quali sono i 7 passi che rendono davvero efficace questo straordinario strumento.

PASSO #1. Capire se i clienti sono contenti.

Il primo punto è sicuramente comprendere quanto il cliente è soddisfatto dei nostri prodotti o servizi. Intendo che è importante avere un feedback dai clienti in qualsiasi forma, che si tratti di un sondaggio diretto o indiretto.

  • sondaggi diretti, adatto a chi ha prodotti in ambito retail, ma non solo, anche aziende in abito business possono avere bei risultati, se il sondaggio è fatto bene;
  • sondaggi indiretti: analisi di fidelizzazione, analisi degli ordinativi negli anni;
  • Rapporti dai commerciali o da chi sente quotidianamente i clienti per le vendite;
  • Analisi dei reclami o dei ticket di assistenza.

Sono solo alcuni esempi. L’importante è avere una misura della temperatura del nostro rapporto con i clienti, di quanto i clienti sono contenti del prodotto che facciamo o del servizio che eroghiamo.

Per favore cercate di avere un approccio diretto, innovativo, sintetico e concreto quando fate fate domande ai vostri clienti, altrimenti perdete un’occasione. Cercate anche strumenti efficace e rapidi da compilare, così avete qualche speranza di avere dei feedback sinceri. Ci sono tanti strumenti, anche gratuiti, alternativi ai classici metodi!


PASSO #2. Anomalie interne

Il secondo punto è capire quanto e come incidono le anomalie interne, una vera miniera d’oro. Analizzare gli errori interni può mettere in evidenze notevoli sacche di inefficienza, che, una volta risolte le cause, può far schizzare qualità e produttività molto velocemente.

Esistono diversi modi per risolvere questo punto, uno semplice è il metodo di Pareto, ne parlo in questo articolo “Come eliminare le cause degli errori con una singola mossa”.

Monitorare le anomalie per imparare dagli errori e migliorare costantemente

PASSO #3. Monitorare le prestazioni, KPI

Monitorare le prestazioni dei processi, dei KPI (Key Performance Index), capire se stiamo andando bene con le vendite, con la produzione, con i tempi di consegna, se abbiamo dei ritardi, cronici o puntuali, se rispettiamo i budget di progettazione, è come come guidare un’auto controllando lo sterzo, il freno, l’acceleratore e la strumentazione. Se devo correggere la rotta, poso agire immediatamente e non accorgermene quando sono a 2 metri da un muro! Ne ho parlato in questo articolo e sicuramente ci tornerò sopra in futuro.

un semplice monitoraggio dell’efficacia delle vendite rende più facile correggere le azioni
commerciali per mettere a punto strategie efficaci

PASSO #4. Analisi delle forniture.

Capire l’impatto di ciò che abbiamo acquistato sulla qualità del nostro prodotto o servizio è di lapalissiana importanza.

Che si tratti di servizi o di prodotti, quello che mettiamo all’interno di ciò che consegniamo ai nostri clienti deve essere attentamente valutato. E questo lo possiamo fare soltanto incrociando i dati di ritorno dal cliente e dai reparti interni.

La scelta del fornitore può essere fondamentale sia per la qualità fornita che per la redditività finale. A maggior ragione se si tratta di outsourcing (la “faccia” che vede il nostro cliente può non essere la nostra ma quella del nostro fornitore).

Ovviamente in questa categoria rientrano anche gli eventuali professionisti che vanno a rientrano nel servizio erogato. Stabilire in maniera più o meno oggettiva la qualità di queste forniture, può essere fondamentale per fornire un servizio world-class.


PASSO #5. Obiettivi e progetti.

Quali progetti sono stati portati a termine? Quali risultati hanno ottenuto? E quali invece non sono stati portati a termine? E perché?

Erano davvero così strategici? Erano davvero importanti? Se non lo erano, cancellarli senza pietà. Se lo erano intensificare gli sforzi e dare il massimo per raggiungerli.

Abbiamo delle risorse limitate, ricordiamoci di gestire le priorità!

PASSO #6. Audit interni

In questo la norma ISO 9001 è molto dettagliata. Ci sono anche altre norme che regolano questo singolare aspetto, ma il succo è: verificare a intervalli prestabiliti il rispetto delle procedure in funzione di della criticità. La serietà con cui viene affrontata questa cosa è ciò che maggiormente distingue le aziende di successo. Quindi aborrire l’audit a tappeto tutti gli anni, concentrarsi su quelle attività che devono funzionare in un certo modo è che per qualche motivo non sono ancora a regime.

A questo fine possiamo farci aiutare anche dagli enti di certificazione che ci danno dei feedback rispetto ai vari standard, tipicamente la ISO 9001 o anche gli altri (ISO 45001 per la sicurezza sul lavoro, SA 8000 per l’etica d’impresa, ISO 14001 per le prestazioni ambientali, ISO IEC 27001 per la sicurezza dei dati, ecc).

Ma il risultato degli Auditor esterni non sarà mai tanto efficace quanto quello degli Audit condotti internamente con il Focus sul miglioramento continuo. Fateli seriamente, ma non esagerate con le formalità, deve essere un processo snello.

PASSO #7. Feedback dai collaboratori

Importantissimo tenere conto di come i collaboratori intendono migliorare il processo, il prodotto o il servizio introducendo dei momenti di confronto che si possono tenere anche in riunione molto brevi,

ULTIMO PASSO: PIANIFICARE IL MIGLIORAMENTO

L’ultimo passo è raccogliere tutte queste informazioni in un piano organico, strutturato e strategico che io chiamo piano di miglioramento, con fasi, responsabili, risorse, tempi di esecuzione, obiettivi, risorse da dedicarci.

Ecco, con questo processo in 7 passi si riescono a vedere risultati costanti, consistenti, continui nel tempo. Ho assistito alla fioritura e maturazione di aziende nell’arco di 1, 2, 3 o 5 anni come non avevano mai fatto prima. Da piccole imprese, alcune hanno eccelso nella loro nicchia, altre sono diventate Player nazionali e internazionali.

Una delle riunioni di miglioramento continuo in Autel Srl, Sassuolo, MO, clienti dal 2000

Qui sopra vedete una foto con il gruppo dei responsabili di Autel Srl, azienda del modenese che seguo da anni. Il loro successo da piccola impresa locale a grande impresa che serve mercati internazionali è dovuto anche grazie al miglioramento continuo, un giorno vi parlerò meglio di loro. E anche di Fulgosi, El.Car, Mechinno ed altre normalissime imprese tradizionali che hanno avuto risultati straordinari.

Per adesso è tutto.

Commenta qui sotto per fare domande, ricevere template e informazioni e implementare anche tu un miglioramento continuo efficace e non formale nella tua impresa.

Il mio più grato saluto, Andrea

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