Trasforma la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo
In questo articolo ti mostrerò come trasformare la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo. Si esatto, un’organizzazione che cresce, produce e migliora anche senza il tuo intervento continuo. Anche senza la tua presenza assidua. Ecco come automatizzare la propria impresa annientando i 5 buchi neri.
Gestire un’impresa non è cosa da poco. Anche una piccola impresa. Le variabili da controllare sono davvero tante. E mano a mano che l’azienda cresce si presentano sempre nuove sfide e nuovi scenari da gestire e risolvere. I mercati che si evolvono – anche radicalmente – possono mettere in discussione lo scopo stesso dell’impresa e richiedono l’adattamento periodico del modello di business.
Automatizzare la propria impresa lavorando SULLA organizzazione
Ecco perché l’imprenditore o il manager che guida l’impresa ha bisogno di smettere presto di lavorare NELLA sua organizzazione e di iniziare a lavorare SULLA sua organizzazione.
Proprio per staccarsi, operativamente ed emotivamente dall’operatività e dedicarsi alla strategia e allo sviluppo bilanciato e armonioso della creatura che ha creato o che gestisce.
Immagino che tu abbia già sentito come per automatizzare la propria impresa quanto sia importante lavorare sulla propria organizzazione anziché all’interno di questa. Però credo che raramente tu abbia sentito COME fare, in maniera concreta e chiara, in termini O-PE-RA-TI-VI.
I 5 buchi neri che annientano la redditività: La mancanza di un sistema è il più importante
Ho già parlato in un precedente articolo dei 5 buchi neri che uccidono la redditività della tua impresa. Sono questi 5:
- assenza di un sistema di gestione
- errori e sprechi (la cosiddetta non qualità)
- mancanza di integrazione ed automazione
- personale non motivato
- lavoro interrotto
l’assenza di un sistema di gestione è sicuramente al primo posto, come risulta da diversi studi nazionali e internazionali. Infatti l’assenza di un metodo, di un sistema standard e condiviso per fare le cose, ha davvero tante controindicazioni, per via dei suoi molteplici effetti negativi:
- risultati non costanti e imprevedibili
- minore soddisfazione dei clienti
- scarsa produttività
- stress (non misurabile, ma palpabile)
- ridotta redditività
- poca chiarezza di ruoli
- difficile assegnazione delle responsabilità
- continue emergenze
- dare la colpa alle persone, anziché comprendere i problemi delle procedura (con pesanti risentimenti personali)
- peggioramento del clima aziendale
se mi metto a pensarci, ne trovo un’altra decina. Come minimo!
La mancanza di un sistema quindi è la prima causa di scarsa produttività, efficienza, dissipazione di utili, distruzione di margini.
La premessa fondamentale è cambiare il punto di vista
Ma vediamo come lavorare SUL sistema e non NEL sistema. Per prima cosa devi fare un passaggio mentale: osservare il tuo business da un punto di vista privilegiato: ESTERNO e RIALZATO. Potremmo definirlo il passo ZERO, il passo senza il quale i 3 passi che ti sto per descrivere non hanno neanche senso.
Cioè: Se non riesci a tirarti fuori dall’operatività, non riesci nemmeno a vedere cosa è che non va o che potrebbe andare meglio nella tua organizzazione. Non riesci a lavorare sui tuoi sistemi.
Lavorare SUL sistema
Ma cosa vuol dire concretamente “lavorare sul sistema”? come faccio ad ottenere un metodo che mi permette davvero di rendere automatica la parte operativa della mia impresa?
Nel metodo L.S.S. “Lavora Sul Sistema” che ho messo a punto nel corso degli anni, ho individuato le 3 singole azioni che fanno la differenza nella produttività delle aziende e organizzazioni di ogni tipo. Queste singole azioni sono quelle che contraddistinguono le organizzazioni super produttive, quelle che hanno la maggior produttività, quelle che hanno le prestazioni migliori.
Vediamo quali sono queste 3 azioni.
Prima azione: L’obiettivo strategico
Il primo dei 3 passaggi fondamentali è definire l’obiettivo strategico. È il momento in cui descrivi le fondamenta della tua organizzazione.
Una pagina sola, in cui si descrive l’obiettivo primario, si delineano le metodologie e gli impegni, si elencano i punti di forza.
È un compito da svolgere in prima persona, che tu sia l’imprenditore, il manager o il proprietario, devi occupartene direttamente. È un lavoro semplice, rapido, quasi di getto. Roba da fare in 4-6 ore di lavoro, anche meno, magari distribuite in più sessioni. L’importante è che sia scritto.
Deve essere di una chiarezza estrema e rispecchiare la chiarezza che può e deve avere in mente la persona alla guida dell’impresa. Capisci bene che impatto possa avere questa cosa sulla visione del tuo business!
Una volta completato, riceverai feedback dal tuo staff e sarà importante condividerlo all’interno dell’organizzazione. Nel tempo, lo regolerai come necessario, ma non cambierà molto con il passare degli anni.
Se vuoi vedere un esempio e scrivere il tuo Obiettivo Strategico, clicca qui e scarica il template personalizzabile. Inizia oggi stesso. È importante. È la prima pietra della tua libertà futura. Ti riempirà di orgoglio per quello che hai raggiunto fino ad oggi e ti darà una chiarezza impressionante, dopo averlo fatto.
Seconda azione: i Principi Operativi
La seconda azione è quella di descrivere i Principi Operativi in base ai quali la tua organizzazione dovrà decidere e agire d’ora in poi. Anche se l’obiettivo strategico è ancora allo stato di bozza, inizia a buttare giù tutte le cose hai in mente riguardo a come le persone che lavorano con te dovrebbero sempre lavorare. È come scrivere la costituzione del tuo stato. Solo che non devi farti aiutare da un parlamento di aiutanti: lo devi creare tu. In prima persona.
Questo documento descrive le linee guida con cui prendere le decisioni. Deve essere coerente ovviamente con l’Obiettivo Strategico, e costituire un punto di riferimento in azienda per tutte le persone al fine che possano prendere decisioni in autonomia senza interpellarti ogni volta, esattamente come se decidessi tu direttamente.
Su questo documento sono descritti i principi, non le modalità operative, per intendersi non c’è scritto come redigere un’offerta. È più facile che ci troviamo scritto “nella nostra organizzazione cerchiamo sempre la soluzione più semplice“, con l’intento ovviamente di favorire un atteggiamento di approccio efficace ai problemi, ma anche efficiente, che aiuti le persone a lavorare in modo armonioso, con energia e senza stress.
Per darti un’idea di come potresti scrivere questi principi per la tua organizzazione, nel template da scaricare, ho elencato una serie di Principi Operativi. Quindi scaricalo da questo link e inizia a scrivere questi principi: ti sarà tutto immediatamente chiaro.
Terza azione: le Procedure di Lavoro
Se definire l’obiettivo strategico ci mantiene focalizzati, i principi ci guidano nel prendere decisioni, perché rappresentano la “costituzione”, le Procedure rappresentano le “LEGGI” e rendono automatica l’applicazione dei processi.
La terza azione è appunto quella della descrizione delle procedure operative. Queste tre attività devono essere eseguite esattamente in quest’ordine. Non è consigliato invertire l’ordine, cioè scrivere prima le procedure e poi i principi e poi il piano strategico.
Come scrivere procedure efficaci, l’ho detto già in un precedente articolo, clicca su questo link per andare a vedere: “Il metodo delle 6C per scrivere procedure efficaci“
Complessivamente, è bene che tu spenda il 90% del tuo tempo sulla redazione e miglioramento delle procedure di lavoro, ma deve essere scritto per primo l’obiettivo strategico, da cui discendono i principi operativi. Ed infine le procedure di lavoro.
E come ti puoi immaginare, mentre i primi due documenti definiscono l’organizzazione e la descrivono negli anni, e possono non cambiare in sostanza per diversi anni, il lavoro sulle procedure è un lavoro continuo, che può durare mesi e che richiede una manutenzione continua.
Comincerai dalle procedure che hanno un maggior impatto sull’andamento della tua impresa, quelle più critiche o che sono il cuore dei tuoi processi. Mano a mano che avrai definito le procedure più critiche, passerai a quelle secondarie e così via.
Io ho un metodo anche per valutare le priorità e capire da quali procedure iniziare in funzione dei costi e dei benefici, ma per iniziare va bene anche affidarsi all’intuito.
Il potere del mettere NERO su BIANCO
Ora, queste pietre miliari della tua organizzazione, questi tre baluardi della tua efficienza, devono essere necessariamente scritti.
Esattamente. Sia l’obiettivo strategico, che i principi operativi, che le procedure di lavoro, devo essere necessariamente scritti. E questo per garantire che facciano il loro dovere in maniera inequivocabile e comportino una serie di vantaggi che vanno ben oltre la semplice redditività. Infatti, definire e scrivere questi tre punti ti garantisce di:
- Individuare delle aree grigie fra le tue procedure e prendere decisioni sull’istante
- Far emergere dei punti critici che fino ad ora non avevi compreso fino in fondo
- Confrontarti con i tuoi collaboratori, partner o fornitori, oliando un meccanismo che stentava ad ingranare
- Formare i tuoi collaboratori a fare questo lavoro da soli o in team senza la tua presenza e in definitiva alla tua organizzazione di crescere da sola.
A volte il processo può essere noioso: soprattutto scrivere le procedure non è affatto istantaneo. È chiaro che catalogare tutti i sistemi e sottosistemi richiede tempo. Le Procedure di Lavoro non si configurano facilmente come i primi due documenti.
Ma nelle prime settimane successive all’inizio del processo di documentazione, già potrai notare una progressiva liberazione dai tuoi compiti più routinari. Noterai che la tua organizzazione inizia a lavorare in maniera più fluida. Uno dei punti cardine e degli effetti del metodo L.S.S. è la capacità di prendere decisioni in autonomia. Da un certo punto in poi la tua organizzazione prenderà decisioni esattamente come le avresti prese te, semplicemente per il fatto che hai dato a delle persone normalmente capaci un perché, un come, è un che cosa fare.
Ricapitolando
Quindi, ricapitolando, dopo esserti messo in una posizione ESTERNA alla tua organizzazione, guardandola dall’alto, è necessario definire in quest’ordine:
- L’obiettivo strategico è la tua dichiarazione di indipendenza, la tua Magna Charta per un futuro migliore.
- I Principi operativi sono la tua Costituzione, una serie di linee guida per il futuro processo decisionale.
- Le Procedure di lavoro sono le tue leggi, le regole del tuo gioco, chi non sta al gioco e non rispetta le regole, si accomodi.
Riesci ad immaginare un governo rappresentativo che non abbia registrato le sue fondamenta in forma scritta? Perché dovrebbe essere diverso per la tua attività o il tuo lavoro?
Per metterli insieme non ci vorrà molto, ma non sarà immediato. Non posso nemmeno garantirti che sarà facile, perché ci saranno dei momenti in cui perderai il focus o non saprai dove trovare il tempo per portare a termine il tuo progetto.
Ma ti posso garantire che se lo farai, sarai ripagato con una moneta che non troverai su nessun listino di cambio.
La tua libertà!
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E se hai domande, commenta qui sotto e fammi e tue domande. Avrai sicuramente delle risposte utili per la crescita della tua impresa.
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