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Trasforma la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo

In questo articolo ti mostrerò come trasformare la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo. Si esatto, un’organizzazione che cresce, produce e migliora anche senza il tuo intervento continuo. Anche senza la tua presenza assidua. Ecco come automatizzare la propria impresa annientando i 5 buchi neri.

Gestire un’impresa non è cosa da poco. Anche una piccola impresa. Le variabili da controllare sono davvero tante. E mano a mano che l’azienda cresce si presentano sempre nuove sfide e nuovi scenari da gestire e risolvere. I mercati che si evolvono – anche radicalmente – possono mettere in discussione lo scopo stesso dell’impresa e richiedono l’adattamento periodico del modello di business.

Automatizzare la propria impresa lavorando SULLA organizzazione

Ecco perché l’imprenditore o il manager che guida l’impresa ha bisogno di smettere presto di lavorare NELLA sua organizzazione e di iniziare a lavorare SULLA sua organizzazione.

Proprio per staccarsi, operativamente ed emotivamente dall’operatività e dedicarsi alla strategia e allo sviluppo bilanciato e armonioso della creatura che ha creato o che gestisce.

Immagino che tu abbia già sentito come per automatizzare la propria impresa quanto sia importante lavorare sulla propria organizzazione anziché all’interno di questa. Però credo che raramente tu abbia sentito COME fare, in maniera concreta e chiara, in termini O-PE-RA-TI-VI.

I 5 buchi neri che annientano la redditività: La mancanza di un sistema è il più importante

Ho già parlato in un precedente articolo dei 5 buchi neri che uccidono la redditività della tua impresa. Sono questi 5:

  • assenza di un sistema di gestione
  • errori e sprechi (la cosiddetta non qualità)
  • mancanza di integrazione ed automazione
  • personale non motivato
  • lavoro interrotto

l’assenza di un sistema di gestione è sicuramente al primo posto, come risulta da diversi studi nazionali e internazionali. Infatti l’assenza di un metodo, di un sistema standard e condiviso per fare le cose, ha davvero tante controindicazioni, per via dei suoi molteplici effetti negativi:

  • risultati non costanti e imprevedibili
  • minore soddisfazione dei clienti
  • scarsa produttività
  • stress (non misurabile, ma palpabile)
  • ridotta redditività
  • poca chiarezza di ruoli
  • difficile assegnazione delle responsabilità
  • continue emergenze
  • dare la colpa alle persone, anziché comprendere i problemi delle procedura (con pesanti risentimenti personali)
  • peggioramento del clima aziendale

se mi metto a pensarci, ne trovo un’altra decina. Come minimo!

La mancanza di un sistema quindi è la prima causa di scarsa produttività, efficienza, dissipazione di utili, distruzione di margini.

La premessa fondamentale è cambiare il punto di vista

Ma vediamo come lavorare SUL sistema e non NEL sistema. Per prima cosa devi fare un passaggio mentale: osservare il tuo business da un punto di vista privilegiato: ESTERNO e RIALZATO. Potremmo definirlo il passo ZERO, il passo senza il quale i 3 passi che ti sto per descrivere non hanno neanche senso.

Cioè: Se non riesci a tirarti fuori dall’operatività, non riesci nemmeno a vedere cosa è che non va o che potrebbe andare meglio nella tua organizzazione. Non riesci a lavorare sui tuoi sistemi.

Lavorare SUL sistema

Ma cosa vuol dire concretamente “lavorare sul sistema”? come faccio ad ottenere un metodo che mi permette davvero di rendere automatica la parte operativa della mia impresa?

Nel metodo L.S.S. “Lavora Sul Sistema” che ho messo a punto nel corso degli anni, ho individuato le 3 singole azioni che fanno la differenza nella produttività delle aziende e organizzazioni di ogni tipo. Queste singole azioni sono quelle che contraddistinguono le organizzazioni super produttive, quelle che hanno la maggior produttività, quelle che hanno le prestazioni migliori.

Vediamo quali sono queste 3 azioni.

Prima azione: L’obiettivo strategico

Il primo dei 3 passaggi fondamentali è definire l’obiettivo strategico. È il momento in cui descrivi le fondamenta della tua organizzazione.
Una pagina sola, in cui si descrive l’obiettivo primario, si delineano le metodologie e gli impegni, si elencano i punti di forza.

È un compito da svolgere in prima persona, che tu sia l’imprenditore, il manager o il proprietario, devi occupartene direttamente. È un lavoro semplice, rapido, quasi di getto. Roba da fare in 4-6 ore di lavoro, anche meno, magari distribuite in più sessioni. L’importante è che sia scritto.

Deve essere di una chiarezza estrema e rispecchiare la chiarezza che può e deve avere in mente la persona alla guida dell’impresa. Capisci bene che impatto possa avere questa cosa sulla visione del tuo business!

Una volta completato, riceverai feedback dal tuo staff e sarà importante condividerlo all’interno dell’organizzazione. Nel tempo, lo regolerai come necessario, ma non cambierà molto con il passare degli anni.

Se vuoi vedere un esempio e scrivere il tuo Obiettivo Strategico, clicca qui e scarica il template personalizzabile. Inizia oggi stesso. È importante. È la prima pietra della tua libertà futura. Ti riempirà di orgoglio per quello che hai raggiunto fino ad oggi e ti darà una chiarezza impressionante, dopo averlo fatto.

Automatizza la tua impresa con il Metodo LSS - Lavora Sul Sistema
Obiettivi strategici, principi operativi, procedure e istruzioni: trasforma la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo

Seconda azione: i Principi Operativi

La seconda azione è quella di descrivere i Principi Operativi in base ai quali la tua organizzazione dovrà decidere e agire d’ora in poi. Anche se l’obiettivo strategico è ancora allo stato di bozza, inizia a buttare giù tutte le cose hai in mente riguardo a come le persone che lavorano con te dovrebbero sempre lavorare. È come scrivere la costituzione del tuo stato. Solo che non devi farti aiutare da un parlamento di aiutanti: lo devi creare tu. In prima persona.

Questo documento descrive le linee guida con cui prendere le decisioni. Deve essere coerente ovviamente con l’Obiettivo Strategico, e costituire un punto di riferimento in azienda per tutte le persone al fine che possano prendere decisioni in autonomia senza interpellarti ogni volta, esattamente come se decidessi tu direttamente.

Su questo documento sono descritti i principi, non le modalità operative, per intendersi non c’è scritto come redigere un’offerta. È più facile che ci troviamo scritto “nella nostra organizzazione cerchiamo sempre la soluzione più semplice“, con l’intento ovviamente di favorire un atteggiamento di approccio efficace ai problemi, ma anche efficiente, che aiuti le persone a lavorare in modo armonioso, con energia e senza stress.

Per darti un’idea di come potresti scrivere questi principi per la tua organizzazione, nel template da scaricare, ho elencato una serie di Principi Operativi. Quindi scaricalo da questo link e inizia a scrivere questi principi: ti sarà tutto immediatamente chiaro.

Automatizza la tua impresa con il Metodo LSS - Lavora Sul Sistema
Obiettivi strategici, principi operativi, procedure e istruzioni: trasforma la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo

Terza azione: le Procedure di Lavoro

Se definire l’obiettivo strategico ci mantiene focalizzati, i principi ci guidano nel prendere decisioni, perché rappresentano la “costituzione”, le Procedure rappresentano le “LEGGI” e rendono automatica l’applicazione dei processi.

La terza azione è appunto quella della descrizione delle procedure operative. Queste tre attività devono essere eseguite esattamente in quest’ordine. Non è consigliato invertire l’ordine, cioè scrivere prima le procedure e poi i principi e poi il piano strategico.

Come scrivere procedure efficaci, l’ho detto già in un precedente articolo, clicca su questo link per andare a vedere: “Il metodo delle 6C per scrivere procedure efficaci“

Automatizza la tua impresa con il Metodo LSS - Lavora Sul Sistema
Obiettivi strategici, principi operativi, procedure e istruzioni: trasforma la tua impresa in un organismo che pensa, decide e agisce da solo

Complessivamente, è bene che tu spenda il 90% del tuo tempo sulla redazione e miglioramento delle procedure di lavoro, ma deve essere scritto per primo l’obiettivo strategico, da cui discendono i principi operativi. Ed infine le procedure di lavoro.

E come ti puoi immaginare, mentre i primi due documenti definiscono l’organizzazione e la descrivono negli anni, e possono non cambiare in sostanza per diversi anni, il lavoro sulle procedure è un lavoro continuo, che può durare mesi e che richiede una manutenzione continua.

Comincerai dalle procedure che hanno un maggior impatto sull’andamento della tua impresa, quelle più critiche o che sono il cuore dei tuoi processi. Mano a mano che avrai definito le procedure più critiche, passerai a quelle secondarie e così via.

Io ho un metodo anche per valutare le priorità e capire da quali procedure iniziare in funzione dei costi e dei benefici, ma per iniziare va bene anche affidarsi all’intuito.

Il potere del mettere NERO su BIANCO

Ora, queste pietre miliari della tua organizzazione, questi tre baluardi della tua efficienza, devono essere necessariamente scritti.

Esattamente. Sia l’obiettivo strategico, che i principi operativi, che le procedure di lavoro, devo essere necessariamente scritti. E questo per garantire che facciano il loro dovere in maniera inequivocabile e comportino una serie di vantaggi che vanno ben oltre la semplice redditività. Infatti, definire e scrivere questi tre punti ti garantisce di:

  • Individuare delle aree grigie fra le tue procedure e prendere decisioni sull’istante
  • Far emergere dei punti critici che fino ad ora non avevi compreso fino in fondo
  • Confrontarti con i tuoi collaboratori, partner o fornitori, oliando un meccanismo che stentava ad ingranare
  • Formare i tuoi collaboratori a fare questo lavoro da soli o in team senza la tua presenza e in definitiva alla tua organizzazione di crescere da sola.

A volte il processo può essere noioso: soprattutto scrivere le procedure non è affatto istantaneo. È chiaro che catalogare tutti i sistemi e sottosistemi richiede tempo. Le Procedure di Lavoro non si configurano facilmente come i primi due documenti.

Ma nelle prime settimane successive all’inizio del processo di documentazione, già potrai notare una progressiva liberazione dai tuoi compiti più routinari. Noterai che la tua organizzazione inizia a lavorare in maniera più fluida. Uno dei punti cardine e degli effetti del metodo L.S.S. è la capacità di prendere decisioni in autonomia. Da un certo punto in poi la tua organizzazione prenderà decisioni esattamente come le avresti prese te, semplicemente per il fatto che hai dato a delle persone normalmente capaci un perché, un come, è un che cosa fare.

Ricapitolando

Quindi, ricapitolando, dopo esserti messo in una posizione ESTERNA alla tua organizzazione, guardandola dall’alto, è necessario definire in quest’ordine:

  1. L’obiettivo strategico è la tua dichiarazione di indipendenza, la tua Magna Charta per un futuro migliore.
  2. I Principi operativi sono la tua Costituzione, una serie di linee guida per il futuro processo decisionale.
  3. Le Procedure di lavoro sono le tue leggi, le regole del tuo gioco, chi non sta al gioco e non rispetta le regole, si accomodi.

Riesci ad immaginare un governo rappresentativo che non abbia registrato le sue fondamenta in forma scritta? Perché dovrebbe essere diverso per la tua attività o il tuo lavoro?

Per metterli insieme non ci vorrà molto, ma non sarà immediato. Non posso nemmeno garantirti che sarà facile, perché ci saranno dei momenti in cui perderai il focus o non saprai dove trovare il tempo per portare a termine il tuo progetto.

Ma ti posso garantire che se lo farai, sarai ripagato con una moneta che non troverai su nessun listino di cambio.

La tua libertà!

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E se hai domande, commenta qui sotto e fammi e tue domande. Avrai sicuramente delle risposte utili per la crescita della tua impresa.

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Perché DEVI avere un business on line? (2 casi di studio)

Non lo dico io. Lo dice Bill Gates: Se non hai almeno una parte di business on line, in futuro non avrai nemmeno un business offline.
E questo è ciò che bene o male ogni imprenditore si trova a fronteggiare in questi anni.

“Ci saranno due tipi di imprese nel XXI secolo. Quelle che sono su internet e quelle che non esistono più”

Bill Gates

In questa parte di nuovo secolo in cui si sta passando da un’economia tradizionale ad una ECONOMIA DEL DATO, pensare di lasciare tutto com’è sempre andato, senza prendere in considerazione di integrare servizi e prodotti digitali è un’operazione estremamente rischiosa.

Non è che se OGGI non sei già digitale, domani chiuderai. Ma una lenta e progressiva corrosione si mangerà la tua competitività, il tuo posizionamento, i tuoi margini. Lo dice Bill Gates e tanti altri molto più titolati di me.

Quindi c’è almeno da pensarci.

Ma cosa può voler dire? Che impatto può avere questa questa cosa sul business anche quello più tradizionale?

2 esempi e una ricetta

Voglio provare a raccontarti questa cosa con due esempi, poi al termine ti darò una ricetta in 4 punti.

Vedere come la trasformazione digitale sia possibile in casi concreti, REALI, tangibili, nel mondo delle piccole imprese, aiuta a capire come questo sia possibile per tutti e non solo per le mega corporate di cui si legge ovunque.

E non è necessario nemmeno avere un’azienda 100% servizi. Leggi qui sotto.

Fulgosi: Tubi e digitale

Alcuni tubi prodotti dalla Fulgosi

Fulgosi Srl è un’azienda di Piacenza che da oltre 40 anni fa tubi per il settore Oil&Gas. 100% ferro e leghe derivate, saldature, calandre, ecc. Niente di meno digitale! E quindi niente a che fare con le con le startup fighette di cui si sente raccontare in televisione.

Davide Fulgosi, classe 1966, come ti puoi immaginare dal nome, è il leader di quest’azienda e ha cominciato a digitalizzare il suo business anni fa in tempi non sospetti. Ricordo le giornate intere passate nei vecchi uffici e la notizia del crollo delle torri gemelle l’11 settembre 2001. Eravamo insieme.

Già allora le offerte e gli ordini erano gestite con il suo sistema informativo digitale fatto in casa con Access; a mano a mano che il tempo passava è stato perfezionato ed è diventato il punto di forza della Fulgosi Srl fino a coprire il 100% dell’intero processo produttivo:

Dopo la digitalizzazione della parte commerciale è stata la volta dell’integrazione del magazzino con i fornitori realizzando quello che in gergo si chiama la supply chain integration.

Dopodiché ha esteso la digitalizzazione anche all’avanzamento delle commesse, condividendola con i clienti tramite interfaccia web.

Per farti capire concretamente: i clienti adesso vedono l’avanzamento dei lavori delle commesse in tempo reale e si fidano così tanto che mandano i camion a prelevare i tubi senza nemmeno chiamare! Ti puoi immaginare che un servizio del genere ha fidelizzato i clienti in modo pazzesco.

E anche Davide è super contento perché in questo modo, invece di vivere in perenne risposta, riesce a fare molto con meno personale e ha sufficiente tempo libero per coltivare le sue passioni dello sci o della moto.

Un altro un altro vantaggio è il legame di partnership di lungo periodo
con i fornitori che contribuisce tantissimo alla stabilità di questo business, misurabile anche in termini economici, perché la produttività è doppia rispetto ai competitor.

Infatti, a parità di condizioni di mercato l’azienda ha margini praticamente doppi rispetto ai concorrenti; e questo l’abbiamo visto anche facendo un analisi di Benchmark confrontando cioè i bilanci con con i concorrenti.

Quindi, quando si parla di Industria 4.0, oltre a iscriverti a un bel corso teorico, chiama Davide e chiedigli come ha fatto e come sta facendo, è sicuramente un professore senza cattedra, su quest’argomento 🙂 Un giorno farò un articolo più dettagliato su come abbiamo implementato tutto questo a partire dal “credo della qualità e del servizio“.

Caso#2: Consulenza online

Il secondo caso è invece legato ai servizi, e precisamente i miei servizi di consulenza strategica rivolta agli imprenditori. Solo in apparenza questo passaggio può risultare semplice.

La mia era una società di consulenza tradizionale, con ufficio, personale, trasferte e clienti in tutta Italia che da sempre combatte gli sprechi e la burocrazia a fianco degli imprenditori per ottenere grandi risultati.

E questo cerchiamo di farlo con soluzioni innovative, snelle e anti-burocratiche, con la trasparenza di prezzi chiari e certi.

Nell’arco di poco tempo abbiamo tirato fuori una società prettamente on-line in cui gran parte dei servizi consulenziali sono stati semplificati e digitalizzati, in modo che siano erogabili esclusivamente on line.

La consulenza tradizionale diventa quindi una opzione da percorrere quando l’imprenditore ha bisogno di un coach, di un consulente che fornisca un valore superiore e che faccia la differenza.

Per fare questo abbiamo selezionato una serie di servizi, li abbiamo resi standard, e quindi digitalizzati tramite una piattaforma web.

Sono i 3 servizi nati fino ad oggi per guidare passo per passo gli imprenditori o i loro incaricati a migliorare le prestazioni della loro impresa o a trovare la conformità in maniera efficace ed efficiente. Anche in autonomia, senza l’aiuto di consulenti.

Sono 3 casi di digitalizzazione avvenuta con successo; questa cosa non la dico solo io, ma si vede dalle vendite e soprattutto dalla soddisfazione dei clienti che hanno provato questi servizi (qui i video delle interviste).

La ricetta per la trasformazione digitale

Ecco, adesso vorrei tracciarti la ricetta che ho seguito per digitalizzare i servizi di cui ti ho raccontato sopra.

Che la trasformazione digitale abbia inizio. Anche se parti da zero. Anche se hai una attività tradizionale.

FASE 1 – Analizza il processo

Il primo punto è l’analisi dei processi. Questo significa trovare trovare i punti critici, i colli di bottiglia, i buchi neri della produttività al fine di semplificarli, ottimizzarli e renderli digitalizzabili.

la domanda che ti devi fare in questa fase è: cosa voglio digitalizzare? voglio digitalizzare un processo interno? Un servizio al cliente? Devo cambiare il mio modello di business o posso mantenerlo più o meno come prima? Dove sono le attività ripetitive manuali che posso automatizzare?

FASE 2 – Prototipo

Una volta capito cosa e come digitalizzare, mettiamo a punto un sistema MINIMO funzionante. Sia che stiamo testando il mercato con un nuovo prodotto (Minimum Viable Product con il metodo Lean Startup di Eric Ries), sia che stiamo mettendo a punto un sistema per digitalizzare un processo interno, creeremo un prototipo che svolga le funzioni essenziali.

È importante in questa fase non cadere nella tentazione di fare un prodotto perfetto e completo perché nella maggior parte dei casi non funzionerà come ti immaginavi.
Il senso del prototipo è quello di spendere meno possibile per mettere VELOCEMENTE a punto qualcosa che sicuramente dovrà essere modificato.

FASE 3 – il TEST

In questa fase raccoglieremo i dati per capire se il prototipo sta raccogliendo i frutti sperati o se c’è ancora molto da fare.
Se si tratta di un prodotto o servizio nuovo dovremo raccogliere i feedback dai clienti e dagli utenti fino che non avremo idee precise su come creare qualcosa di veramente utile e per cui i clienti sono disposti comunque a pagare. È il momento dei questionari, dei sondaggi o delle interviste a chi usa per primo questi servizi.
Nel caso di un processo interno, misureremo i risultati in termini di efficienza guadagnata, affidabilità del sistema, facilità di utilizzo. Anche qui l’importante è NON arrendersi alla prima difficoltà perché probabilmente sarai già sulla buona strada, ma a seconda dei casi potresti dubitarne. Insistere con i test e con la formazione per ottenere un processo sempre più snello. In questa fase possono coesistere vecchio e nuovo processo.

FASE 4 – il Lancio

In questa quarta fase, certi dei risultati raccolti andiamo ad estendere quanto ottenuto a tutti i potenziali interessati. Se si tratta di un prodotto o servizio, dovrai adottare delle tecniche di lancio perché il tuo prodotto abbia la maggiore visibilità possibile sul mercato.
Se si tratta di un processo interno, è il momento di recidere definitivamente il legame con il passato. Da questo momento in poi il vecchio processo non esiste più e sei pronto per estendere la logica della digitalizzazione anche agli altri processi.

OK, quindi sicuramente tornerò sul tema del lancio di prodotti insieme allo specialista dei lanci, Marco Scabia, in uno dei prossimi video articoli, ma nel frattempo fammi sapere cosa ne pensi e se credi di poter digitalizzare anche tu i tuoi processi, servizi o prodotti.

Ci risentiamo molto presto!

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