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Hai mai pensato quanto ti costano gli errori durante il lavoro fra tempo, denaro, stress e reputazione?
E pensa che puoi liberartene in maniera molto semplice: seguendo questa procedura in 3 passi, puoi eliminare i problemi ricorrenti con una singola e sola azione. Basta poco sforzo e i risultati sono immediati.

Se sei stanco di assistere sempre ai soliti errori in azienda, di vedere che i tuoi collaboratori fanno sempre i soliti errori anche quando è stato detto già 1000 volte cosa dovrebbero fare e di avere sempre i soliti problemi, ti capisco, è una cosa che capita a tantissimi imprenditori. Ma per fortuna c’è una soluzione. E non è nemmeno così difficile: la strada per risolvere ogni tipo di problema è percorribile con questi 3 passaggi:

Scrivi

Il primo passaggio è registrare i problemi quando si verificano: cioè scrivere su qualsiasi mezzo i problemi che accadono, quando accadono. Basta un qualsiasi qualsiasi formato. dal semplice pezzo di carta a un’applicazione specializzata. L’importante è annotarsi l’evento, descriverlo. Ovviamente il problema poi anche risolto subito, ma lasciamo l’analisi in un secondo momento. Quindi: registrare tutti i problemi, registrarne più che puoi, registrare tutto ciò che fa innervosire, perdere tempo, che crea tensione con i clienti, che fa perdere tempo, che fa perdere denaro.

Analisi

Il secondo passaggio è analizzare i problemi che hai scritto. Se hai registrato tutti i problemi che hai notato o che ti sono stati riferiti in un determinato periodo, adesso passiamo all’analisi. Puoi averli su un foglio di calcolo, o su un database, o su un report qualsiasi. Devi capire che cosa ha causato i problemi più importanti. Affinché non se ne ripetano più. Ma la cosa bella è che non dovrai risolvere TUTTI i problemi e TUTTE le cause, perché sicuramente alcune delle cause saranno comuni a molti problemi. Anzi, probabilmente con una o due azioni risolverai quasi tutti i problemi aziendali. Hai mai sentito parlare del principio di Pareto?

Vilfredo Pareto è stato un Ingegnere ed economista italiano vissuto a cavallo tra l’800 e il 900 che ha scoperto che l’80% dei problemi dipende dal 20% delle cause. Quindi risolvendo una singola causa, non si metterà a posto un solo problema, ma molti problemi e se l’analisi è fatta bene, risolveremo il problema più importante. Faccio un esempio: supponiamo di avere 100 problemi; è possibile e probabile che la maggioranza di questi siano dovuti tutti alla stessa causa, basterà risolvere quella causa comune per risolvere gran parte dei problemi che si verificano.

Una storia vera

Ricordo che in un’azienda di produzione di circuiti stampati, si misurò una abnorme mortalità infantile delle schede di un particolare prodotto. Dall’analisi delle cause si capì che questo problema dipendeva dalla fragilità delle saldature. Applicando il metodo dei “5 perché”, si capì poi che queste dipendevano dalle condizioni climatiche del reparto produttivo. Quindi è stato molto semplice porre un rimedio e azzerare la difettosità principale del prodotto. E la stesso cosa vale nei servizi.

Quello che succede nelle aziende che crescono è esattamente questo meccanismo.

Elimina

Il terzo passaggio riguarda invece le azioni correttive per rimuovere le cause. Queste possono riguardare l’introduzione di una nuova procedura, l’adozione di un software specifico, mettere un controllo su una linea produttiva, istruire una persona, fare formazione a un reparto, ecc. Tutte attività che vanno tarate in funzione della gravità del problema e del tipo di risoluzione che vuoi adottare.

La cosa bella è che puoi ripetere la stessa procedura per un altro problema ricorrente, poi un’altra e poi un’altra ancora fino a quando la tua organizzazione non funzionerà come un orologio!

Conclusioni

Quindi, ricapitolando, ecco le fasi che ti permettono di ottenere processi fluidi e prodotti (o servizi) ben funzionanti:

1. Scrivi i problemi che vedi
2. Analizzane le cause
3. Elimina le cause del problema più ricorrente
4. Reitera su tutti i problemi