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Vendere on line senza e-commerce. La strategia perfetta per non rischiare capitali

A cosa serve fare prodotti di qualità, soddisfare i clienti, avere un’organizzazione certificata ISO 9001 se poi non abbiamo un grande commerciale che tira le vendite e ci fa crescere rapidamente il fatturato?

Sento spesso imprenditori lamentarsi delle scarse vendite, ma, a parte casi concreti di interi mercati in declino, molti non hanno voglia di innovare i prodotti, i processi o le modalità di vendita.

e-commerce vs. marketplace

E non sto parlando di metter su un e-commerce, cosa che è alquanto rischiosa, lunga e costosa, perché necessita di investimenti importanti dai ritorni incerti. Anzi, direi che sia invece una certezza che un cliente decida di comprare su Amazon o su AliBaba per tempi e costi di spedizione invece che direttamente dal nostro e-commerce.

Però per fortuna le cattive notizie finiscono qua. I due maggiori marketplace (Amazon e AliBaba) possono essere nostri alleati quando si parla di vendite. E sto pensando in particolare ai grandi mercati esteri, mercati accessibili di solito solo grazie a grandi investimenti commerciali. In particolare USA, Gran Bretagna, Cina e molte alte aree geografiche dove i volumi del commercio elettronico sono giganteschi e l’immagine del Made in Italy è fortissima.

Non solo vendite ai clienti retail (consumatori)

Un altro mito da sfatare è che sui marketplace possano vendere solo aziende che fabbricano prodotti di tipo retail, pensati cioè per il consumatore finale. Il mio amico Lodovico Marenco, uno dei massimi esperti in Italia di e-commerce e marketplace, ha sicuramente qualcosa da dirti in merito. Ascolta questi 7 minuti di intervista, oppure clicca qui se non hai mai venduto su Amazon e vuoi scoprire come fare

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Le 6C per creare procedure efficaci

Se la tua impresa sta crescendo e ti trovi in difficoltà nella gestione del personale oppure se la vuoi far crescere, hai bisogno di creare delle procedure organizzative efficaci. Delle procedure operative standard.

In questo articolo ti mostrerò come creare delle procedure veramente utili per la crescita della tua organizzazione, quindi non quella paccottaglia formale che si trova nella maggior parte delle aziende certificate ISO9001 e che la maggior parte di consulenti spaccia ancora oggi per valide.

Ti sto parlando di documenti di vario genere e formato che raccolgono il know-how aziendale su un argomento e lo mettono a disposizione del tuo personale in modo che ognuno abbia una guida operativa e che tutti i processi funzionino in maniera automatica.

Ci sono dei piccoli segreti che rendono delle procedure operative degli strumenti realmente efficaci per la conduzione della tua azienda rendendola un meccanismo automatico al tuo servizio. Infatti fra poco ti parlerò  del metodo delle 6C per creare delle procedure veramente efficaci, ma prima devi conoscere quali modalità si usano abitualmente per documentare le procedure.

Tipi di procedure

le procedure possono essere descritte in tanti modi, usando testo, diagrammi, matrici, immagini e video. Ma vediamo vantaggi e svantaggi di ciascuna rappresentazione.

Procedure di testo

La procedura testuale è il vecchio modo di documentare le procedure. Si usa semplicemente del testo per descrivere in maniera più o meno dettagliata le singole operazioni in sequenza logica. Questo modello di rappresentazione delle procedure è frequente incontrarlo nelle aziende che hanno iniziato la loro attività nei primi anni della qualità ma purtroppo è facile imbattersi ancora in consulenti che usano ancora questi metodi ancora oggi. La procedura testuale ha ereditato l’imprinting della grande industria di vecchio stampo e ha alcuni aspetti negativi fra cui la scarsa leggibilità e la scarsa immediatezza; talvolta è scritta con approccio formale e teorico, rimanendo spesso lettera morta all’interno di qualche cassetto o scaffale anziché essere utilizzati per aiutare le persone a lavorare. Il vantaggio è la possibilità di descrivere dettagliatamente una singola attività, per cui spesso la si usa per le cosiddette “Istruzioni di lavoro” (singola lavorazione).

  • PRO: molto dettagliate
  • CONTRO: verbosità, scarsa leggibilità, basso “appeal”

Procedure a diagramma di flusso

Scrivere le procedure con un diagramma a blocchi o con un diagramma di flusso di solito è molto efficace e il principale vantaggio è che è immediato e permette una vista di insieme, ma non è sempre comprensibile da parte di tutti, richiede un occhio allenato e c’è bisogno di un di un certo grado di competenza per leggerlo e comprenderlo. E poi il suo grande limite è nel descrivere le attività complesse, con un elevato grado di dettaglio. Usavo molto questo metodo negli anni 2000 quando le aziende sono passate ad una organizzazione per processi, mentre oggi le uso soltanto in casi particolari.

  • PRO: immediatezza, vista di insieme
  • CONTRO: poco dettaglio

Procedure a matrice

La rappresentazione a matrice si presta bene a svariati tipi di applicazione e presenta alcuni vantaggi rispetto ad entrambe le soluzioni precedenti. Di solito la procedura è schematizzata secondo una matrice, una tabella che riporta sulle righe la sequenza logica delle attività, mentre in colonna sono rappresentati:

  • un codice progressivo dell’attività
  • una descrizione sintetica dell’attività
  • la descrizione approfondita dell’attività
  • un responsabile
  • i documenti che utilizza
  • i documenti che produce
  • altri campi a piacere, dalla quantificazione del rischio alla strumentazione a disposizione, eventuali archivi, ecc.

Questo tipo di rappresentazione presenta  notevoli vantaggi perché permette facilmente la lettura e le revisioni (di solito con normalissimi fogli di calcolo) e risulta estremamente flessibile e modulare.

Questo tipo di procedura viene usato per documentare i processi sia di piccole imprese o di imprese grandi (i processi dei mutui e dei fidi di MEDIOLANUM li ho progettati in questo modo)

PRO: sintesi, revisioni, ottime per progettare un processo, modularità, scalabilità

CONTRO: non sono il massimo nella comunicazione, sono strumenti di lavoro

Procedure Video

Un’altra modalità di documentare i processi in maniera veramente efficace è tramite video. Alcune aziende preferiscono questa modalità per l’immediatezza. Ad esempio in un’azienda che crea composti chimici, abbiamo utilizzato i video per mostrare agli operatori come riempire dei silos in sicurezza con i giusti DPI. Cosa c’è di meglio che mostrarlo in video? e poi l’abbiamo messo a disposizione del personale in maniera molto snella tramite smartphone, intranet e whatsapp. Sarebbe meglio avere una infrastruttura multimediale che permetta di metterle a disposizione facilmente e di tracciarne la lettura, ma i mezzi tecnologici certamente non mancano. Anche un gruppo chiuso di Facebook andrebbe bene per una piccola impresa, oppure strumenti a pagamento, più professionali e strutturati.

PRO: immediatezza, comunicazione, facilità nell’esporre, rapidità

CONTRO: non si possono stampare, non si possono correggere, necessitano di una infrastruttura multimediale

Tecnica mista

È importante poi arricchire ogni tipo di  procedura, se serve, con dettagli chiari ed inequivocabili come ad esempio con della documentazione fotografica. In certi casi possiamo utilizzare testo e immagini per spiegare alcuni passaggi critici, in altri casi video, in altri diagrammi e via dicendo, mescolando i vari media per avere veramente ZERO ostacoli nel ricorrere a queste procedure.

il metodo delle 6C

Ogni procedura per essere chiara ed efficace deve avere le 6 componenti caratteristiche:

  • CHI
  • COSA
  • COME
  • CON CHI/COSA
  • CONFRONTO
  • CONDIVIDI

CHI: il responsabile dell’attività

COSA: la descrizione sintetica dell’attività, il titolo del paragrafo, lo scopo.

COME: descrizione dettagliata di come deve essere eseguita l’attività

CON CHI/COSA: quali figure collaborano o eseguono l’attività, con quali strumenti?

CONFRONTO: una volta che la procedura è in bozza, è bene confrontarsi con il personale interessato, per limare le inevitabili differenze fra la prima versione e la pratica applicativa. Correggere le procedure prima di renderle ufficiali è una fase molto importante.

CONDIVIDI: Ultimo passo, dopo che si è concluso il processo di revisione e approvazione, la procedura deve essere messa a disposizione delle persone che la dovranno applicare, con i mezzi giusti e i formati giusti, che si tratti di una procedura stampata, di un PDF in rete, di un filmato, non ci sono regole ferree, nemmeno la ISO 9001 prevede firme, stampe o formati vari, con buona pace dei consulenti e auditor formali.

In questo modo ti garantisco che non avrai difficoltà a ottenere il meglio dalla tua organizzazione e a farla volare verso un livello superiore rendendo l’azienda un meccanismo automatico al tuo servizio.

Se vuoi vedere dei modelli, degli esempi o semplicemente fare domande, scrivi qui sotto, sarò contento di mandarti gratuitamente quello che ti serve.

Per restare in contatto ti invito a registrarti su www.ISO9001facile.com o a cercarmi sul mio profilo linkedin.

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Kanban, Scrum e produttività dello sviluppo software

la lavagna Kanban di 3F Consulting

Oggi non abbiamo un video. Oggi ti racconto una storia.

Siamo alla 3F Consulting, azienda di Firenze che sviluppa soluzioni, applicazioni web e framework java based (Liferay, Wicket, Vaadim), fornendo consulenza su architetture applicative per la Pubblica Amministrazione e le Grandi Imprese.

Quando ci siamo conosciuti avevano una identità aziendale ancora incerta ma avevano intenzione di trovare la loro strada. Era il 2010 e da allora molte cose si sono evolute.

La reingegnerizzazione dei processi, culminata poi con la certificazione ISO 9001, ha portato a comprendere che il problema non era organizzativo, ma di strategia.

Francesco Fondelli, fondatore della 3F ha guidato i soci attraverso una trasformazione di mentalità e di visione che non è stata indolore, ma molto, molto efficace. 

Il lavoro più impegnativo non è stato creare qualcosa in più, ma togliere. Eliminare le business unit non fruttuose, eliminare le piccole commesse alla portata di tutti, eliminare i clienti che non sai mai se e quando pagano. E tutto questo per concentrarsi infine su quello che conta veramente, su quello che oggi distingue 3F nel mercato internazionale, dopo avere vinto diversi contest in ambito Liferay.

Attraverso un cammino di accurata selezione delle tecnologie vincenti/performanti, fatto con coerenza e concretezza, seguendo principi di lealtà verso la clientela e di puntualità negli impegni presi, 3F ha chiuso ogni esercizio in crescita con l’ultimo incremento del giro d’affari del 65%. , cosa ancora più mirabile, ha portato il suo Ebitda dal 7 al 30%. 

Il percorso che stiamo facendo adesso di ulteriore affinamento dei processi e in particolare l’introduzione delle tecniche Scrum per la progettazione e lo sviluppo ha l’obiettivo di migliorare ulteriormente queste prestazioni.

Il kanban

Ma il Kanban è solo una moda o ha degli effetti positivi? 

Il primo effetto, immediato, dell’introduzione della “gestione a vista” è il miglior coordinamento del corpo tecnico. Gli incontri di pianificazione si tengono ogni mattina alle 9:15 per 15 minuti, massimo 20.

Davanti alla lavagna Kanban ogni Project Manager e sviluppatore racconta cosa andrà a fare durante il giorno o i giorni seguenti condividendolo con il resto del team di sviluppo a partire dal primo incontro precontrattuale fino alla delivery completa e alla validazione.

Il principio che guida il gruppo è l’avere il minor numero di progetti possibile nelle lanes DOING e VERIFY e questo sta trasformando degli sviluppatori solitari in giocatori di squadra con effetti tangibili su Focalizzazione, Visione di progetto ed entusiasmo!

I progetti sono suddivisi in “user stories” e caratterizzati da “impediments” “priorità/urgenze” “due dates”, “FTE effort” e questa chiarezza rende più semplici i compiti di tutti.

Conclusione

Rispondendo alla domanda fatta all’inizio del paragrafo precedente, posso tranquillamente affermare che l’approccio “lean” è vincente anche in ambito software, ma ci sono dei presupporti che devono essere messi in evidenza:

Alla base di tutto: la LEADERSHIP. Quando la barra è dritta, qualsiasi strumento ha effetti positivi.

Il Team: il sentirsi parte di un gruppo ti porta ad amplificare l’effetto delle tecniche, proprio per il famoso detto:

“singolarmente siamo forti, ma insieme siamo invincibili. E se il destino è contro di noi, peggio per lui!”

Lucio Insinga, mio caro amico 🙂

L’analisi Organizzativa: non stancatevi mai di migliorare continuativamente i processi alla base dei risultati della vostra impresa. Con umiltà e lavoro a testa bassa: una correzione di millimetri può fare la differenza fra il giorno e la notte anche in termini di redditività.

Ma del resto lo scopo di un ‘impresa non è proprio produrre utili?

Alla prossima, Andrea Aulisi.

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Il tabù della qualità nel software. Parte 1, il modello di gestione

Se sviluppi software, se la tua azienda sviluppa software o lo commissiona, saprai benissimo che predire la qualità di un software è davvero difficile.

Sì perché la qualità del software è un tabù. Nessuno ne parla o fornisce dati oggettivi, anche se molti sono in grado di capire se un software funziona bene oppure no. Mi spiego meglio, fare un buon prodotto software dipende da moltissime variabili e il più delle volte non è verificabile ai primi utilizzi.

Inoltre non dipende dal talento dello sviluppatore, o dal talento di alcuni sviluppatori di una squadra. Forse questo può essere vero in una fase di start up di una piccola impresa, ma raramente questo risultato è ripetibile quando il team di sviluppo comincia ad allargarsi.

Il risultato finale dello sviluppo è difficilmente quantificabile in maniera preventiva. A volte è difficile individuare il livello di qualità di un software anche durante i test.

Le dimensioni della qualità del software

Quindi quand’è che si capisce se un software e di qualità oppure no?

Innanzitutto la qualità di un software dipende principalmente da queste 6 caratteristiche.

  • Funzionabilità
  • Affidabilità
  • Efficienza
  • Usabilità
  • Manutenibilità
  • Portabilità

Ma svilupperemo questi concetti nel secondo video dedicato alle metriche del software.

Qui mi interessa invece un altro aspetto, quello dell’organizzazione che deve avere una software house per garantire i punti suddetti.

Qualità esterna e qualità interna

Nella maggior parte dei casi, la qualità di un software, non si può valutare neanche dopo le prime release. E cioè, a meno che non si manifestino problemi grossolani nella prima release si tende ad accettare il software come buono. Questo è quello che va sotto il nome solitamente di qualità esterna. Cioè la qualità percepita dal cliente.

E poi c’è la qualità interna, quella che viene invece percepita da chi ha sviluppato e deve manutenere il software. È da questo lato che solitamente si manifestano i problemi più critici e pesanti da risolvere. E si manifestano anche dopo molto tempo, quando il software ha già qualche anno di sviluppi, modifiche, aggiornamenti vari. Ogni singola modifica ulteriore, rallenta le prestazioni del software, ne rende quasi impossibile la manutenzione, allungando i tempi di risposta delle change request, i costi della manutenzione e via dicendo.

Insomma, un software fatto male, è una bomba ad orologeria per tutti: per il cliente che l’ha pagato e che non ha risolto il suo problema in maniera efficiente, per il produttore che deve rimetterci le mani in continuazione spendendo soldi e tempo all’infinito e poi anche per chi lo ha commissionato, perché ovviamente perde il cliente e la reputazione.

Ora, questo problema non ce l’ha tanto lo sviluppatore singolo, ma riguarda tutte le aziende che commissionano software oppure che lo producono. Sì perché non hanno quasi mai il controllo del prodotto finale, a parte i primi incontri di analisi.

Anche la micro azienda di sviluppo software può avere questo problema, magari sulle prime può sembrare di no, perché gli sviluppatori lavorano tutti a stretto contatto, ma ci sono delle cose (come ad esempio la mancanza di un semplicissimo standard di sviluppo condiviso) che rappresentano un grandissimo rischio per la qualità del prodotto finale.

Anche chi lavora nell’ambito delle certificazioni di qualità, non affronta quasi mai l’argomento della qualità del software. Prima di tutto perché sono in pochi a capirci davvero qualcosa. Gli specialisti di qualità software spesso non sono dei bravi consulenti di strategia. E viceversa.

Ma per fortuna ci sono almeno un paio di strategie che possono ridurre e prevenire i rischi di un software fatto male.

Quindi quali sono le prime due strategie che un produttore di software deve almeno prendere in considerazione per assicurarsi di non perdere soldi, tempo e reputazione?

La prima strategia: il modello di gestione interno

la prima è sicuramente dotarsi di un modello di gestione interno. Uno strumento organizzativo, un sistema, che lo aiuti a far sì che ogni punto critico della sua delivery sia presidiato da un controllo o da dalle prassi. Si, mi riferisco a delle procedure, scritte e condivise (leggi qui il metodo delle 6C per creare delle procedure efficaci).

Oggi ci sono tanti modi per dotarsi di un modello di gestione. A cominciare dalle tecniche di sviluppo agili (che, attenzione, non significa che se si sviluppa il software in maniera agile o “agiàil”, si può fare che cavolo ci pare, ci sono dei paletti anche lì) fino alle tecniche scrum e alle più classiche metodologie waterfall. Non mi sento di consigliare un modello di gestione piuttosto che un altro a priori, le scelte a priori vanno lasciate agli Evangelisti di una o dell’altra dottrina, ai pasionari della moda del momento. Ogni azienda deve scegliere il suo modello di gestione in funzione della maturità aziendale, della rapidità del mercato in cui si muove, delle dimensioni dei suoi progetti, sulle tipologia dei suoi lavori se a commessa o a mercato, in funzione delle tipologie di clienti o degli utenti finali che serve.

Però ci sono dei capisaldi che ogni azienda deve considerare. Quindi, a meno che tu non abbia già un modello di gestione, tieni bene in mente questi punti.

Punto primo, il team di sviluppo deve essere definito a priori, in base alle competenze e alle capacità personali di ciascuno, ognuno dovrà avere dei singoli ruoli all’interno del team. Mi raccomando, non ti sto dicendo questo per fare un bell’esercizio e prendere un bel voto a scuola, ti sto chiedendo di scrivere nero su bianco chi è lo Sviluppatore, chi l’Analista, chi è il Capo Progetto, chi è il Project Manager. Anche se alla fine il team è composto da 3 persone soltanto. È importante scriverlo nero su bianco, le persone hanno la memoria corta. E nascono i casini.

Tipico GAP di progettazione! 🙂

Punto secondo. Il tempo dedicato all’analisi non è mai abbastanza. È chiaro che alla fine dovremo trovare un compromesso fra la fase iniziale di analisi e l’inizio dell’implementazione, però questo è lo snodo nevralgico su cui combattono sempre il cliente, gli sviluppatori, e l’imprenditore. È risaputo che “cannare” l’analisi porta sempre a dei risultati deprimenti per tutti, ma anche fare un’ottima analisi non è sufficiente per ottenere un prodotto eccellente. Sì, è una condizione necessaria, ma non sufficiente. Fare una buona analisi permette chiaramente anche di quantificare bene il progetto a livello economico.

la qualità, o la paghi prima o la paghi dopo (e di solito dopo è molto più cara)

Punto terzo, la pianificazione. Anche in questo caso, è necessario scrivere nero su bianco con qualsiasi mezzo, che sia una lavagna nell’area di sviluppo, che sia un documento condiviso, che sia un tool web, l’importante è che siano scritte nero su bianco le fasi del progetto, gli step di verifica e test, le date di rilascio del prototipo, mockup, versione finale, eccetera. Anche in questo caso non ti sto chiedendo di fare un esercizio di stile, è proprio fondamentale scriverlo nero su bianco e condividerlo con il team di sviluppo.

Punto quarto. Il test del software è un’attività che ti può davvero salvare la faccia di fronte ai clienti. Ho visto così tante volte aziende committenti e produttrici arrivare ai ferri corti solo perché era stata trascurata la fase di test. Fino a qualche anno fa c’era il tempo da dedicare quasi la metà del budget di progetto alla fase di test. Oggi non c’è più. Il mercato è troppo veloce per consentire di fare dei test approfonditi, ma una buona pianificazione dei test o degli sprint, con strumenti e metodologie adatte, rende possibile farlo in maniera economica e sostenibile. La valenza dei test è doppia:

  1. I test del codice hanno lo scopo di verificare se il codice fa quello che si è detto che deve fare.
  2. I test del progetto hanno lo scopo di verificare se il prodotto sviluppato sia effettivamente quello che vuole il cliente, il committente, o l’utente finale! Sono dei test più allargati, con una visione più ampia e che spesso possono essere estesi anche al cliente, in un’ottica di collaborazione.
il processo di sviluppo software senza interazioni con il cliente contro il processo con frequenti test/sprint

Quindi, ricapitolando, nella prima strategia del modello di gestione, i punti essenziali sono:

  1. definire bene i team di sviluppo NERO SU BIANCO
  2. ANALISI fatta bene
  3. PIANIFICAZIONE “intelligente”
  4. TEST, verifiche e interazione con il cliente/utente

La seconda strategia: controllo delle dimensioni della qualità del software

La seconda strategia che ogni produttore di software deve assolutamente fare, è dotarsi di uno strumento per controllare le 6 dimensioni principali della qualità del software di cui ho parlato prima. Ti sto parlando adesso della qualità del prodotto software. Quando un’azienda ha dei prodotti propri, o quando il prodotto sviluppato per un cliente ha una certa complessità, è importante essere consapevoli di che cosa stanno facendo i propri sviluppatori. E questo lo puoi fare soltanto usando delle metriche, dei KPI, degli indicatori pensati per capire se il tuo prodotto è di qualità oppure no. Sto parlando di dati oggettivi, linee di codice, lunghezza delle linee di codice, usabilità del prodotto, manutenibilità, portabilità. Tutte metriche che possono fare una differenza abissale fra un software mediocre destinato a durare pochi anni, ed un software eccellente destinato a vincere sul mercato.

Un esempio di rappresentazione grafica delle metriche di un software di qualità

Parlerò del tema delle metriche del software in un prossimo video (sopra un esempio di indicatori di qualità), in cui sviscereremo ciascuna delle 6 dimensioni per cui un software può essere ritenuto di qualità oppure no.

I modelli di gestione e le norme di riferimento

Tornando al modello di gestione, solitamente si fa riferimento allo standard di qualità del processo più diffuso al mondo. La norma ISO 9001.

La ISO 9001 da sola non garantisce che i prodotti sviluppati siano di qualità. Ma effettivamente garantisce l’applicazione di un ottimo modello di gestione della qualità anche alle aziende che sviluppano software, e se il sistema di gestione ISO 9001 è architettato bene da qualcuno che conosce bene il software, effettivamente reca un beneficio straordinario all’azienda che lo implementa.

Attenzione, ti sto parlando di uno dei più collaudati standard di miglioramento della qualità, diffuso in 180 paesi in tutto il mondo che definisce come un’azienda dovrebbe organizzare i propri processi. Il limite della ISO 9001 è che non è uno standard pensato esclusivamente per le aziende di sviluppo software, ma un buon consulente, insieme ad un buon imprenditore o manager, può implementare un modello di gestione veramente eccellente anche soltanto riferendosi ai requisiti della ISO 9001.

Altro standard più avanzato è la ISO 20000 che è proprio specifico per il settore del software. È uno standard molto impegnativo per cui consiglio alle piccole aziende di tenerlo presente solo come riferimento e non come standard di certificazione. Come standard di certificazione invece consiglio l’eccellente modello di gestione della ISO 9001.

Ok. Fine della prima parte. Nella seconda entreremo nel merito della qualità del prodotto software (vedi la seconda parte).

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Obiettivi magnifici per un 2019 strepitoso

Cosa c’è di meglio che iniziare 2019 con degli obiettivi forti che realizzano il vostro il vostro sogno di veder crescere la vostra impresa?

Formulare bene gli obiettivi è il primo passo per il successo di ogni impresa o attività. Cosa fa veramente la differenza fra un’impresa di successo e una che galleggia? Come mai alcuni imprenditori realizzano la propria visione come se fossero guidati dalla mano divina mentre altri fanno fatica a sopravvivere? La differenza sta tutta negli obiettivi, nel come sono formulati e nel come sono eseguiti per realizzare la visione dell’imprenditore.

Molti hanno già definito gli obiettivi per questo anno, ma certamente alcuni ancora no, molti l’avranno descritti nero su bianco ma moltissimi ancora no, dico bene?

In questo video spiego come vanno definiti gli obiettivi per fare la differenza e, sia che li abbiate già scritti, sia che non li abbiate neanche pensati, leggete in 3 minuti queste righe perché sono importanti.

Il modo migliore per realizzare gli obiettivi è tenere presente i 5 punti del metodo S.M.A.R.T. (con qualche optional, però), ovverosia:

S – specifici

M – misurabili

A – achievable, e cioè raggiungibili

R – relativi alla tua visione e missione

T – time-based ovvero definiti in base al tempo.

Specifici

Quindi, prima di tutto devono essere specifici. Ad esempio, porsi come obiettivo l’aumento del fatturato non è un obiettivo definito bene perché non è specifico, aumentare il fatturato di una Business Unit in un determinato mercato è già un obiettivo che comincia a prendere forma.

Misurabili

Deve essere misurabile: aumentare il fatturato di una Business Unit in un determinato mercato del 20% aggiunge una ulteriore informazione che rende l’obiettivo misurabile. Gli obiettivi possono essere misurabili anche se non sono quantitativi: ad esempio posso voler migliorare la qualità percepita dai miei clienti, misurandola “qualitativamente” magari attribuendo dei parametri più o meno oggettivi, come un punteggi da 1 a 5. Così posso capire se mi sto avvicinando o allontanando dal mio obiettivo su una scala che va da poco soddisfatto a molto soddisfatto.
Oppure semplicemente voglio portare a termine determinati progetti: sono assolutamente verificabili per stati di avanzamento.

Raggiungibili

Poi la A di achievable, termine inglese che significa raggiungibile. Sì, perché i nostri obiettivi devono scontrarsi con la realtà e quindi dobbiamo tenere in considerazione le risorse che abbiamo a disposizione:

Le nostre idee sono infinite, ma le nostre risorse sono limitate

che tu sia un professionista o che tu abbia un’azienda le tue risorse sono sempre limitate e devi gestirle al meglio. Se sei un professionista la tua risorsa principale è il tempo. Se sei un imprenditore avrai a disposizione un team di persone, delle risorse finanziarie (probabilmente con una leva bancaria), forse dei macchinari o degli impianti. Ma è possibile che le persone abbiano da fare anche altre cose, quindi non posso considerarle a capacità infinita. Idem per aspetti finanziari e materiali. Inoltre dovrai tenere conto anche dei rischi da affrontare per raggiungere i tuoi obiettivi, in base al contesto in cui ti muovi.
E mettere tutto per iscritto. Poi vediamo perché.

Relativi alla missione

Gli obiettivi devono essere relativi alla missione della tua impresa o attività professionale, alla visione. Gli imprenditori virtuosi avranno già definito, scritto e condiviso la loro Mission e la loro Vision, quelli che non lo hanno ancora fatto lo faranno, torneremo presto sull’argomento, perché è di fondamentale importanza e può fare la differenza fra un azienda che cresce e una che non riesce a crescere.

Quindi sì, per essere efficaci, gli obiettivi devono essere relativi alla propria missione, e non tirare di qua e di là senza essere incanalati in una strategia coerente.

Tempo

Time-based significa che ad ogni obiettivo deve essere associato il tempo entro il quale questo deve essere raggiunto, altrimenti si parla di velleità, di desideri, non di obiettivi. Un obiettivo è strettamente legato al tempo; ovviamente ci sono margini di elasticità, anche in funzione della priorità strategica dell’obiettivo, ma sicuramente la variabile tempo è una delle variabili fondamentali di ciascun obiettivo.
Continuando l’esempi di prima, la realizzazione di un aumento di fatturato del 20% deve essere fatto in tre mesi, in 5 anni, o in un anno? Se non specifico il termine entro il quale deve essere realizzato, posso non raggiungerlo mai o raggiungerlo quando non ha più nessuna importanza.

E questi sono i 5 punti fondamentali che spesso si trovano in bibliografia, Ma io aggiungo sempre almeno altri tre punti, fondamentali se vogliamo calare questi obiettivi in un ambito professionale, aziendale e non solo individuale.

Le altre 3 variabili

Il primo di questi tre punti è la sostenibilità: L’obiettivo che voglio raggiungere è sostenibile? È compatibile con la mia impresa, è compatibile con il contesto in cui mi muovo, è compatibile con la società, con il mio team, è compatibile con gli obiettivi di lungo termine? Se il mio obiettivo è aumentare il 100% il fatturato, questo mi genera dei problemi con il resto dell’organizzazione oppure mi fa perdere il Focus su altri elementi vitali della mia azienda? Oppure rischio di farmi incavolare la base dei clienti?

Gli obiettivi devono essere anche condivisi, in particolare se lavoro con un team: devono essere spiegati, raccontati, masticati, digeriti dalle persone coinvolte nel progetto o nell’obiettivo. Spesso sarà anche necessario formare un team, incaricare un responsabile.

E infine una cosa che è rarissimo trovare nelle aziende di ogni tipo, a meno di casi particolari, che questi obiettivi devono essere inseriti in un processo. Cioè se io fisso oggi un obiettivo e lo vado a verificare al 31 dicembre del 2019, probabilmente mi renderò conto che alcuni obiettivi li ho dimenticati, alcuni li ho raggiunti per puro caso altri ancora li ho realizzati soltanto per metà. Per cui, facendo sempre l’esempio della crescita del 20% del fatturato in 12 mesi, devo avere tanti step intermedi di verifica di Questo obiettivo: è bene scomporre l’obiettivo in tanti sotto-obiettivi per assicurarsi di mettere il tutto in un processo e assegnare compiti, scadenze, vincoli e risorse a ciascuna di queste sotto fasi, per poterne verificare periodicamente l’avanzamento.

Ricapitolando, quindi, gli obiettivi devono essere S.M.A.R.T. cioè specifici, misurabili, achievable cioè raggiungibili, relativi alla mia mission, basati sul tempo, e poi devono essere sostenibili, condivisi, e inseriti in un processo di revisione continuo.

#52strategie
#obiettiviSMART
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Un augurio speciale agli imprenditori e ai professionisti “etici”

Siamo a Natale.

Ognuno di noi si sente in festa. Ma io so che chi guida un’impresa come imprenditore o come manager, o chi ha un’attività professionale, ha sempre la testa sul business e quindi, anche se siamo a Natale ho deciso di fare comunque il video settimanale delle #52strategie.

Però oggi non voglio parlare di una strategia in particolare. Voglio soltanto augurarti un fantastico 2019 con una riflessione su quello che sta alla base di tutto. E cioè del significato di fare impresa, sulla sua importanza sociale, e sull’etica del fare impresa.

Oggi si sente molto parlare di responsabilità sociale, di impresa etica, di etica del lavoro, addirittura di certificazioni etiche. E ne sono contento perché significa che il mondo finalmente si sta accorgendo quanto l’impresa sia importante per il benessere e per l’equilibrio della società. E cerca di preservarlo. L’impresa come bene comune! Cioè una cosa che appartiene a tutti!

Perché l’impresa è il motore di tutto.

Dall’impresa e dal valore creato dalle persone che ci lavorano, discende tutto quello che ci circonda. Gli ospedali, le scuole, i teatri non esisterebbero se non ci fosse l’attività commerciale. Non avremmo nemmeno la cultura, le opere d’arte, i divertimenti. Non avremmo i musei senza il denaro prodotto dal tessuto imprenditoriale.

Tutte le testimonianze della nostra cultura sono tracciate dall’arte e dall’architettura finanziata dai proventi delle imprese del passato.

E tutto il benessere, la stabilità e la fiducia nel futuro sono in gran parte garantite dagli imprenditori di oggi e di domani.

E anche oggi che gli imprenditori sono chiamati alla difficile sfida di mantenere elevata la competitività della propria impresa in un contesto aperto, caratterizzato da una grande competizione, è ancora più evidente la responsabilità che ha l’impresa a livello sociale.

Già nel 1730 l’economista francese Richard Cantillon, definiva l’imprenditore con queste caratteristiche fondamentali:

  • l’imprenditore è un innovatore. E non un imitatore. Ogni nuova impresa, o porta una innovazione o è destinata a fallire,
  • l’imprenditore si assume dei rischi, ma ne tiene conto, calcolandoli. Sottovalutare i rischi può significare di fallire alla prima scossa di terremoto!
  • l’imprenditore possiede una “ars combinatoria” ossia la naturale capacità di combinare fattori e strumenti diversi; come un maestro d’orchestra.
  • ed infine, l’imprenditore produce valore economico e valore sociale. Valore economico, che è la parte più evidente, da condividere con i vari stakeholder. Dal personale dipendente, ai fornitori, fino alla società intera.

Queste sono le caratteristiche valide ancora oggi che ogni imprenditore ha o dovrebbe avere. E quindi ti auguro di essere un imprenditore migliore ogni anno che passa, per essere sempre più sereno e felice. E per contribuire alla serenità e alla felicità delle persone che ti sono più vicine a partire dalla tua famiglia.

Ti auguro un anno di grandi risultati affinché la tua organizzazione, la tua attività possa essere sempre più solida e possa crescere armoniosamente.

Ti auguro la chiarezza e la visione per condurre il tuo business in maniera strategica e focalizzata.

Ti auguro di anticipare i problemi che ogni impresa si trova inevitabilmente ad affrontare. Ti auguro di anticiparli invece che subirli.

Ti auguro di acquisire sempre nuove competenze, di non fermarti mai e di essere sempre avanti rispetto ai tuoi diretti concorrenti.

Ti auguro di seguire con pienezza i tuoi sogni, perché, come diceva Sheakespeare, è la materia di cui siamo fatti.

Ti auguro la salute, l’amore e l’equilibrio di cui ognuno di noi ha un grande bisogno, in quanto esseri materiali e spirituali.

Ti auguro anche qualche colpo di fortuna. Anche se si sa, la fortuna non esiste, è solo l’opportunità che incontra la preparazione.

E infine… ti auguro dei giorni sereni, gioiosi con un pensiero a chi purtroppo lotta ogni giorno per avere delle condizioni di vita almeno accettabili! Con la nostra impresa sosteniamo da 15 anni 2 comunità, una in Brasile e una in Africa, grazie alla preziosa missione di Action Aid. Crediamo che sia giusto. E anche bello contribuire con il frutto di quello che sappiamo fare.

Quindi tanti auguri. Buon Natale! Sarà un periodo meraviglioso per tutti gli imprenditori di oggi e di domani.

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Elimina le cause degli errori più frequenti con UNA singola mossa

Hai mai pensato quanto ti costano gli errori durante il lavoro fra tempo, denaro, stress e reputazione?
E pensa che puoi liberartene in maniera molto semplice: seguendo questa procedura in 3 passi, puoi eliminare i problemi ricorrenti con una singola e sola azione. Basta poco sforzo e i risultati sono immediati.

Se sei stanco di assistere sempre ai soliti errori in azienda, di vedere che i tuoi collaboratori fanno sempre i soliti errori anche quando è stato detto già 1000 volte cosa dovrebbero fare e di avere sempre i soliti problemi, ti capisco, è una cosa che capita a tantissimi imprenditori. Ma per fortuna c’è una soluzione. E non è nemmeno così difficile: la strada per risolvere ogni tipo di problema è percorribile con questi 3 passaggi:

Scrivi

Il primo passaggio è registrare i problemi quando si verificano: cioè scrivere su qualsiasi mezzo i problemi che accadono, quando accadono. Basta un qualsiasi qualsiasi formato. dal semplice pezzo di carta a un’applicazione specializzata. L’importante è annotarsi l’evento, descriverlo. Ovviamente il problema poi anche risolto subito, ma lasciamo l’analisi in un secondo momento. Quindi: registrare tutti i problemi, registrarne più che puoi, registrare tutto ciò che fa innervosire, perdere tempo, che crea tensione con i clienti, che fa perdere tempo, che fa perdere denaro.

Analisi

Il secondo passaggio è analizzare i problemi che hai scritto. Se hai registrato tutti i problemi che hai notato o che ti sono stati riferiti in un determinato periodo, adesso passiamo all’analisi. Puoi averli su un foglio di calcolo, o su un database, o su un report qualsiasi. Devi capire che cosa ha causato i problemi più importanti. Affinché non se ne ripetano più. Ma la cosa bella è che non dovrai risolvere TUTTI i problemi e TUTTE le cause, perché sicuramente alcune delle cause saranno comuni a molti problemi. Anzi, probabilmente con una o due azioni risolverai quasi tutti i problemi aziendali. Hai mai sentito parlare del principio di Pareto?

Vilfredo Pareto è stato un Ingegnere ed economista italiano vissuto a cavallo tra l’800 e il 900 che ha scoperto che l’80% dei problemi dipende dal 20% delle cause. Quindi risolvendo una singola causa, non si metterà a posto un solo problema, ma molti problemi e se l’analisi è fatta bene, risolveremo il problema più importante. Faccio un esempio: supponiamo di avere 100 problemi; è possibile e probabile che la maggioranza di questi siano dovuti tutti alla stessa causa, basterà risolvere quella causa comune per risolvere gran parte dei problemi che si verificano.

Una storia vera

Ricordo che in un’azienda di produzione di circuiti stampati, si misurò una abnorme mortalità infantile delle schede di un particolare prodotto. Dall’analisi delle cause si capì che questo problema dipendeva dalla fragilità delle saldature. Applicando il metodo dei “5 perché”, si capì poi che queste dipendevano dalle condizioni climatiche del reparto produttivo. Quindi è stato molto semplice porre un rimedio e azzerare la difettosità principale del prodotto. E la stesso cosa vale nei servizi.

Quello che succede nelle aziende che crescono è esattamente questo meccanismo.

Elimina

Il terzo passaggio riguarda invece le azioni correttive per rimuovere le cause. Queste possono riguardare l’introduzione di una nuova procedura, l’adozione di un software specifico, mettere un controllo su una linea produttiva, istruire una persona, fare formazione a un reparto, ecc. Tutte attività che vanno tarate in funzione della gravità del problema e del tipo di risoluzione che vuoi adottare.

La cosa bella è che puoi ripetere la stessa procedura per un altro problema ricorrente, poi un’altra e poi un’altra ancora fino a quando la tua organizzazione non funzionerà come un orologio!

Conclusioni

Quindi, ricapitolando, ecco le fasi che ti permettono di ottenere processi fluidi e prodotti (o servizi) ben funzionanti:

  1. Scrivi i problemi che vedi
  2. Analizzane le cause
  3. Elimina le cause del problema più ricorrente
  4. Reitera su tutti i problemi

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Progettare l’organizzazione, primo passo per la crescita di ogni impresa

#52strategie… pronti, via!

questo è il primo video della sfida #52strategie, con la quale, ogni settimana per un anno, pubblico un breve video con strategie semplici, facili da applicare e che fanno la differenza nelle imprese. Partiamo con le basi!

Perché alcune imprese raggiungono risultati mentre altre rimangono per anni impantanate sempre sui soliti errori?

Semplice!

Perché alcuni imprenditori quando passano dalla dimensione di microimpresa a quella di piccola-media si dimenticano un passaggio fondamentale.

L’altro giorno mi ha chiamato un amico e mi ha chiesto: Andrea perché non riesco a far fare le cose giuste alle persone quando e come dovrebbero? Mauro, gli ho risposto, per forza: non hai ancora progettato la tua organizzazione. Devi definire i ruoli, le procedure e le relazioni nella tua organizzazione e trasferire queste informazioni alle persone per avere una macchina al tuo servizio e dare indicazioni chiare alle persone in ogni momento. Ci sono 3 passi fondamentali per progettare efficacemente la tua organizzazione, ogni organizzazione.

Allora vediamo questi 3 passi che ogni imprenditore deve compiere.

Progettazione dell’organizzazione

Il primo è progettare la propria organizzazione. Scegliere la propria organizzazione in base al proprio business, disegnarla nero su bianco, definire i ruoli, all’inizio grossolanamente, e collegarli gli uni agli altri. Ci sono tanti tipi di organizzazioni possibili, ma i più diffusi sn 3. Ad alcune si presta meglio un’organizzazione a Matrice, di solito si adattabene questo modelle alle società di ingegeria. Ci sono delle aziende, tipicamente uelle del settore manifatturiero, che preferiscono una organizzazione per funzioni, con tutte le varianti del caso. Altre ancora che hanno esigenze più dinamiche per cui hanno bisogno di un’organizzazione piatta per processi.

Ogni azienda però ha bisogno di progettare la propria organizzazione, scegliendo il tipo di modello migliore per il suo caso.

Job description

La seconda fase è quella importantissima di definire nel dettaglio ogni singola attività dei ruoli individuati nell’organigramma. Ogni ruolo sarà caratterizzato da:

  • nome del ruolo
  • ruolo a cui risponde
  • risorse umane e materiali a sua disposizione
  • responsabilità
  • autorità

e quindi avrà una lista di attività che si chiamano job description (descrizione di ruolo). Questa fase è estremamente importante soprattutto per un’azienda che comincia a crescere o che vuole crescere.

Trasferimento e condivisione

Ed eccoci alla terza fase. Ovviamente non dobbiamo mettere questo bel lavoro in un cassetto, ma deve essere condiviso e comunicato alle persone: ogni ruolo deve essere assegnato alle persone e spesso deve essere contrattato, perché potrebbero esserci esigenze contrastanti. Ad esempio: il responsabile acquisti deve solo approvare gli ordini o fare anche la ricerca di mercato? oppure questa la deve fare la persona che richiede l’acquisto? il suo assistente a che livello deve aiutarlo e in che modo? e così via.

Una volta definiti questi ruoli, comunicati e compresi, dare indicazioni alle persone su come agire sarà molto più semplice perché avranno una mappa che descrive il territorio in cui muoversi perché inquadrati in una ben precisa organizzazione.

Quindi ricapitolando, progettare la propria organizzazione, scrivere le job description, condividere le informazioni con tutto il personale.

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