Progettare l’organizzazione, primo passo per la crescita di ogni impresa

#52strategie… pronti, via!

questo è il primo video della sfida #52strategie, con la quale, ogni settimana per un anno, pubblico un breve video con strategie semplici, facili da applicare e che fanno la differenza nelle imprese. Partiamo con le basi!

Perché alcune imprese raggiungono risultati mentre altre rimangono per anni impantanate sempre sui soliti errori?

Semplice!

Perché alcuni imprenditori quando passano dalla dimensione di microimpresa a quella di piccola-media si dimenticano un passaggio fondamentale.

L’altro giorno mi ha chiamato un amico e mi ha chiesto: Andrea perché non riesco a far fare le cose giuste alle persone quando e come dovrebbero? Mauro, gli ho risposto, per forza: non hai ancora progettato la tua organizzazione. Devi definire i ruoli, le procedure e le relazioni nella tua organizzazione e trasferire queste informazioni alle persone per avere una macchina al tuo servizio e dare indicazioni chiare alle persone in ogni momento. Ci sono 3 passi fondamentali per progettare efficacemente la tua organizzazione, ogni organizzazione.

Allora vediamo questi 3 passi che ogni imprenditore deve compiere.

Progettazione dell’organizzazione

Il primo è progettare la propria organizzazione. Scegliere la propria organizzazione in base al proprio business, disegnarla nero su bianco, definire i ruoli, all’inizio grossolanamente, e collegarli gli uni agli altri. Ci sono tanti tipi di organizzazioni possibili, ma i più diffusi sn 3. Ad alcune si presta meglio un’organizzazione a Matrice, di solito si adattabene questo modelle alle società di ingegeria. Ci sono delle aziende, tipicamente uelle del settore manifatturiero, che preferiscono una organizzazione per funzioni, con tutte le varianti del caso. Altre ancora che hanno esigenze più dinamiche per cui hanno bisogno di un’organizzazione piatta per processi.

Ogni azienda però ha bisogno di progettare la propria organizzazione, scegliendo il tipo di modello migliore per il suo caso.

Job description

La seconda fase è quella importantissima di definire nel dettaglio ogni singola attività dei ruoli individuati nell’organigramma. Ogni ruolo sarà caratterizzato da:

• nome del ruolo
• ruolo a cui risponde
• risorse umane e materiali a sua disposizione
• responsabilità
• autorità

e quindi avrà una lista di attività che si chiamano job description (descrizione di ruolo). Questa fase è estremamente importante soprattutto per un’azienda che comincia a crescere o che vuole crescere.

Trasferimento e condivisione

Ed eccoci alla terza fase. Ovviamente non dobbiamo mettere questo bel lavoro in un cassetto, ma deve essere condiviso e comunicato alle persone: ogni ruolo deve essere assegnato alle persone e spesso deve essere contrattato, perché potrebbero esserci esigenze contrastanti. Ad esempio: il responsabile acquisti deve solo approvare gli ordini o fare anche la ricerca di mercato? oppure questa la deve fare la persona che richiede l’acquisto? il suo assistente a che livello deve aiutarlo e in che modo? e così via.

Una volta definiti questi ruoli, comunicati e compresi, dare indicazioni alle persone su come agire sarà molto più semplice perché avranno una mappa che descrive il territorio in cui muoversi perché inquadrati in una ben precisa organizzazione.

Quindi ricapitolando, progettare la propria organizzazione, scrivere le job description, condividere le informazioni con tutto il personale.