Le 6C per creare procedure efficaci

Se la tua impresa sta crescendo e ti trovi in difficoltà nella gestione del personale oppure se la vuoi far crescere, hai bisogno di creare delle procedure organizzative efficaci. Delle procedure operative standard.

In questo articolo ti mostrerò come creare delle procedure veramente utili per la crescita della tua organizzazione, quindi non quella paccottaglia formale che si trova nella maggior parte delle aziende certificate ISO9001 e che la maggior parte di consulenti spaccia ancora oggi per valide.

Ti sto parlando di documenti di vario genere e formato che raccolgono il know-how aziendale su un argomento e lo mettono a disposizione del tuo personale in modo che ognuno abbia una guida operativa e che tutti i processi funzionino in maniera automatica.

Ci sono dei piccoli segreti che rendono delle procedure operative degli strumenti realmente efficaci per la conduzione della tua azienda rendendola un meccanismo automatico al tuo servizio. Infatti fra poco ti parlerò  del metodo delle 6C per creare delle procedure veramente efficaci, ma prima devi conoscere quali modalità si usano abitualmente per documentare le procedure.

Tipi di procedure

le procedure possono essere descritte in tanti modi, usando testo, diagrammi, matrici, immagini e video. Ma vediamo vantaggi e svantaggi di ciascuna rappresentazione.

Procedure di testo

La procedura testuale è il vecchio modo di documentare le procedure. Si usa semplicemente del testo per descrivere in maniera più o meno dettagliata le singole operazioni in sequenza logica. Questo modello di rappresentazione delle procedure è frequente incontrarlo nelle aziende che hanno iniziato la loro attività nei primi anni della qualità ma purtroppo è facile imbattersi ancora in consulenti che usano ancora questi metodi ancora oggi. La procedura testuale ha ereditato l’imprinting della grande industria di vecchio stampo e ha alcuni aspetti negativi fra cui la scarsa leggibilità e la scarsa immediatezza; talvolta è scritta con approccio formale e teorico, rimanendo spesso lettera morta all’interno di qualche cassetto o scaffale anziché essere utilizzati per aiutare le persone a lavorare. Il vantaggio è la possibilità di descrivere dettagliatamente una singola attività, per cui spesso la si usa per le cosiddette “Istruzioni di lavoro” (singola lavorazione).

• PRO: molto dettagliate
• CONTRO: verbosità, scarsa leggibilità, basso “appeal”

Procedure a diagramma di flusso

Scrivere le procedure con un diagramma a blocchi o con un diagramma di flusso di solito è molto efficace e il principale vantaggio è che è immediato e permette una vista di insieme, ma non è sempre comprensibile da parte di tutti, richiede un occhio allenato e c’è bisogno di un di un certo grado di competenza per leggerlo e comprenderlo. E poi il suo grande limite è nel descrivere le attività complesse, con un elevato grado di dettaglio. Usavo molto questo metodo negli anni 2000 quando le aziende sono passate ad una organizzazione per processi, mentre oggi le uso soltanto in casi particolari.

• PRO: immediatezza, vista di insieme
• CONTRO: poco dettaglio

Procedure a matrice

La rappresentazione a matrice si presta bene a svariati tipi di applicazione e presenta alcuni vantaggi rispetto ad entrambe le soluzioni precedenti. Di solito la procedura è schematizzata secondo una matrice, una tabella che riporta sulle righe la sequenza logica delle attività, mentre in colonna sono rappresentati:

• un codice progressivo dell’attività
• una descrizione sintetica dell’attività
• la descrizione approfondita dell’attività
• un responsabile
• i documenti che utilizza
• i documenti che produce
• altri campi a piacere, dalla quantificazione del rischio alla strumentazione a disposizione, eventuali archivi, ecc.

Questo tipo di rappresentazione presenta  notevoli vantaggi perché permette facilmente la lettura e le revisioni (di solito con normalissimi fogli di calcolo) e risulta estremamente flessibile e modulare.

Questo tipo di procedura viene usato per documentare i processi sia di piccole imprese o di imprese grandi (i processi dei mutui e dei fidi di MEDIOLANUM li ho progettati in questo modo)

PRO: sintesi, revisioni, ottime per progettare un processo, modularità, scalabilità

CONTRO: non sono il massimo nella comunicazione, sono strumenti di lavoro

Procedure Video

Un’altra modalità di documentare i processi in maniera veramente efficace è tramite video. Alcune aziende preferiscono questa modalità per l’immediatezza. Ad esempio in un’azienda che crea composti chimici, abbiamo utilizzato i video per mostrare agli operatori come riempire dei silos in sicurezza con i giusti DPI. Cosa c’è di meglio che mostrarlo in video? e poi l’abbiamo messo a disposizione del personale in maniera molto snella tramite smartphone, intranet e whatsapp. Sarebbe meglio avere una infrastruttura multimediale che permetta di metterle a disposizione facilmente e di tracciarne la lettura, ma i mezzi tecnologici certamente non mancano. Anche un gruppo chiuso di Facebook andrebbe bene per una piccola impresa, oppure strumenti a pagamento, più professionali e strutturati.

PRO: immediatezza, comunicazione, facilità nell’esporre, rapidità

CONTRO: non si possono stampare, non si possono correggere, necessitano di una infrastruttura multimediale

Tecnica mista

È importante poi arricchire ogni tipo di  procedura, se serve, con dettagli chiari ed inequivocabili come ad esempio con della documentazione fotografica. In certi casi possiamo utilizzare testo e immagini per spiegare alcuni passaggi critici, in altri casi video, in altri diagrammi e via dicendo, mescolando i vari media per avere veramente ZERO ostacoli nel ricorrere a queste procedure.

il metodo delle 6C

Ogni procedura per essere chiara ed efficace deve avere le 6 componenti caratteristiche:

• CHI
• COSA
• COME
• CON CHI/COSA
• CONFRONTO
• CONDIVIDI

CHI: il responsabile dell’attività

COSA: la descrizione sintetica dell’attività, il titolo del paragrafo, lo scopo.

COME: descrizione dettagliata di come deve essere eseguita l’attività

CON CHI/COSA: quali figure collaborano o eseguono l’attività, con quali strumenti?

CONFRONTO: una volta che la procedura è in bozza, è bene confrontarsi con il personale interessato, per limare le inevitabili differenze fra la prima versione e la pratica applicativa. Correggere le procedure prima di renderle ufficiali è una fase molto importante.

CONDIVIDI: Ultimo passo, dopo che si è concluso il processo di revisione e approvazione, la procedura deve essere messa a disposizione delle persone che la dovranno applicare, con i mezzi giusti e i formati giusti, che si tratti di una procedura stampata, di un PDF in rete, di un filmato, non ci sono regole ferree, nemmeno la ISO 9001 prevede firme, stampe o formati vari, con buona pace dei consulenti e auditor formali.

In questo modo ti garantisco che non avrai difficoltà a ottenere il meglio dalla tua organizzazione e a farla volare verso un livello superiore rendendo l’azienda un meccanismo automatico al tuo servizio.

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